Boekhouden voor vertalers in een notendop

Als ondernemer kun je niet onder boekhouden uit. Je moet facturen versturen, laat de overheid weten hoeveel btw je betaald en ontvangen hebt en dient één keer per jaar een belastingaangifte in. Maar boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn! In dit artikel leg ik heel beknopt uit hoe de boekhouding eruitziet voor een eenmanszaak (niét voor een vennootschap).

Disclaimer: ik ben geen expert. Informeer je steeds grondig vóór je iets doet. Ik raadpleeg veel bronnen voor mijn artikels, maar kan niet garanderen dat ze volledig of juist zijn. Dit artikel werd het laatst geüpdatet in 2025 en vat de regels in België samen of is een reflectie van mijn ervaring/mening. Doe altijd je eigen onderzoek. Dit artikel bevat geen affiliate links. Als ik namen vermeld of verwijs naar een organisatie, doe ik dat uit eigen beweging, zonder dat ik ervoor betaald word. Lees mijn wettelijke vermeldingen voor meer informatie.

Facturen en creditnota’s

Je boekhouding begint uiteraard bij je facturen en je creditnota’s. Ze vormen de basis voor je aangiftes en dus is het belangrijk dat ze correct zijn. In andere artikels beschrijf ik uitgebreid waar je op moet letten:

• Hoe maak je een creditnota?
• Hoe maak je een factuur?

Btw

Even belangrijk is de btw. Ofwel voeg je btw toe aan je facturen, ofwel heb je een vrijstelling. Wat btw precies is en wat een eventuele vrijstelling inhoudt, lees je in mijn artikel ‘Wat is btw?’.

Afhankelijk van je btw-statuut, ziet je boekhouding er iets anders uit:

Voor elk puntje leg ik hieronder uit wat je precies moet doen en hoe.

De verschillende onderdelen van je boekhouding

1. Een overzicht van je facturen en bankverrichtingen

Voor alles wat je verkoopt en aankoopt, moet je een overzicht bijhouden (‘verkoopdagboek’ en ‘aankoopdagboek’). Ook alle verrichtingen die je uitvoert via een bankrekening moet je registreren (‘financieel dagboek’).

Dat kan via een boekhoudprogramma waarin je al je uitgaande en inkomende facturen en betalingen registreert of via een gewone Excel, om maar enkele voorbeelden te geven. Er is naar mijn weten geen vormverplichting, dus je bent hier vrij in.

Opmerking: volgens de website van de overheid is een financieel dagboek niet verplicht, maar op veel andere websites staat het wel vermeld. Check dus zeker met je boekhouder wat die voorstelt.

In theorie is ook een inventarisboek verplicht waarin je je stock beschrijft, maar als vertaler hebben we geen stock.

In mijn geval houdt mijn boekhouder alles bij, maar ik heb zelf ook een eenvoudige Excel waarin ik al mijn facturen noteer. Het belangrijkste is dat je inzicht hebt in het bedrag, zodat je je aangiftes correct kunt invullen. Splits het dus altijd op in totaal zonder btw, btw en totaal inclusief btw. Werk je met verschillende btw-percentages, dan is het slim om in een aparte kolom het percentage te noteren.

2. Een dagontvangstenboek

Iets wat niet veel vertalers weten, is dat je voor particulieren niet verplicht bent een factuur op te stellen. Je mag hen gewoon vragen om een bedrag op je rekening te storten. Wél ben je verplicht een overzicht bij te houden van alle bedragen die je op je rekening ontvangt en waarvoor je geen factuur als bewijsstuk hebt. Dat overzicht heet een ‘dagontvangstenboek’.

Voor elke dag van het jaar noteer je het totale bedrag dat je ontvangen hebt. Heb je niets ontvangen? Dan noteer je € 0, maar je moet dus voor elke dag iets noteren. Heb je een factuur verstuurd? Dan hoef je dat bedrag niet aan je ontvangstendagboek toe te voegen.

Volgens mijn boekhouder is de regel anno 2025 nog steeds dat je dagontvangsten op papier bijhoudt. Je moet een speciaal boekje kopen in een papierhandel waar alles dat je noteert, doorgedrukt wordt op de volgende pagina. Het idee is dat je ontvangsten zo niet kunt vervalsen.

Tegenwoordig zul je echter ook vaak zien dat mensen hun ontvangsten bijhouden in boekhoudsoftware of in Excel (die ze dan omzetten in een onbewerkbare pdf). Ook hier geldt dus: vraag aan je boekhouder wat die voorstelt. Als Excel oké is, kun je je boekhouder om een template vragen.

3. De klantenlisting

Elk jaar, vóór 31 maart, moet je de overheid een lijstje bezorgen van alle btw-plichtige Belgische klanten aan wie je in het vorige kalenderjaar meer dan € 250 excl. btw hebt gefactureerd.

Deze klanten hoef je dus niet aan te geven:

• Klanten die vrijgesteld zijn van btw
• Buitenlandse klanten
• Particulieren
• Klanten aan wie je minder dan € 250 op jaarbasis hebt gefactureerd
• Diensten die vrijgesteld zijn van btw (bv. als je lesgeeft)

Deze listing gebeurt via Intervat en gaat heel snel: je hoeft enkel maar de btw-nummers op te lijsten en klaar!

Meer info vind je hier: jaarlijkse klantenlisting

4. IC-aangifte

Eén keer per kwartaal stuur je de overheid een lijst van jouw btw-plichtige klanten in het buitenland. Heb je geen klanten in het buitenland of zijn ze niet btw-plichtig, dan hoef je niets te doen.

Dit gebeurt opnieuw via Intervat: je geeft het btw-nummer van je buitenlandse klanten en het totaalbedrag dat je in dat kwartaal aan hen gefactureerd hebt.

Via de aangifte weet de overheid hoeveel btw je verlegd hebt en kan ze alles verrekenen met de landen in kwestie.

Meer info vind je hier: intracommunautaire listing

5. Btw-aangifte (voor vertalers die onder de btw-regeling vallen)

Als je btw-plichtig bent, laat je de overheid elk kwartaal weten hoeveel btw je gefactureerd hebt en hoeveel btw je zelf betaald hebt. Die twee bedragen verreken je dan. Heb je meer btw ontvangen dan betaald, dan moet je het verschil doorstorten naar de overheid. Heb je meer btw betaald, dan zal de overheid jou het verschil terugbetalen.

Ook dit gebeurt via Intervat, steeds vóór de 20^ste van de maand die volgt op het kwartaal.

• Kwartaal 1: betalen tegen 20 april
• Kwartaal 2: betalen tegen 20 juli
• Kwartaal 3: betalen tegen 20 oktober
• Kwartaal 4: betalen tegen 20 januari

Opgelet: als je btw moet terugkrijgen van de overheid, gebeurt dat niet automatisch. Je moet de terugbetaling uitdrukkelijk aanvragen.

Meer info vind je hier: de periodieke aangifte

6. Bijzondere btw-aangifte (voor vertalers die vrijgesteld zijn van btw)

Als je vrijgesteld bent van btw, dan heb je normaal gezien niets te verrekenen. Dat is fijn, want dat bespaart je elk kwartaal toch een uur werk. Nu, soms gebeuren er foutjes en dan kun je die via een bijzondere btw-aangifte rechttrekken.

Over welke foutjes heb ik het? Als je vrijgesteld bent van btw, word je als particulier gezien en moet je op elke aankoop btw betalen. Koop je een laptop, dan moet je daar 21% btw op betalen en kun je die niet aftrekken.

Als je die laptop in België koopt, zal er altijd btw op de factuur staan en kun je die gewoon betalen. Als je als ondernemer iets in het buitenland koopt, dan zal daar niet altijd btw op staan. Sommige bedrijven maken geen onderscheid tussen particulier en bedrijf en maken enkel facturen zonder btw (‘btw verlegd’).

Heb je dat voor? Dan kun je via de bijzondere btw-aangifte laten weten dat je geen btw hebt betaald op een aankoop. De overheid zal je dan vragen om het btw-bedrag alsnog over te schrijven op haar rekening.

Hoe doe je dit? Eén keer per kwartaal, via Intervat. Heb je niets aan te geven, dan hoef je ook geen bijzondere btw-aangifte te doen.

Meer informatie vind je hier: bijzondere aangifte

7. Belastingaangifte

We zijn eindelijk toegekomen aan hetgeen iedereen kent: de belastingaangifte! Eén keer per jaar dien je je aangifte in. Werk je met een boekhouder, dan heb je tot september – oktober. Doe je je boekhouding zelf, dan heb je tot juni – juli. De uiteindelijke deadline varieert elk jaar, dus controleer goed!

In je aangifte geef je, kort gezegd, aan:

• Hoeveel omzet je gemaakt hebt
• Hoeveel sociale bijdragen je betaald hebt (en eventueel extra pensioen)
• Hoeveel kosten je gemaakt hebt

Die kosten omvatten trouwens meer dan je denkt. Zo heb je de kosten die je als ondernemer maakt, maar ook een heleboel privékosten zoals dienstencheques, kinderopvang, bepaalde subsidies, giften, bepaalde verzekeringen enz. Het volledige overzicht vind je hier: belastingvoordelen.

Als je wettelijk samenwoont met een partner of getrouwd bent, dan dien je je aangifte samen in.

Mijn tips

Nu weet je als vertaler met een eenmanszaak hopelijk beter wat je boekhouding inhoudt. Het lijkt veel, maar op de belastingaangifte na, is het allemaal niet zo ingewikkeld. Het is gewoon een kwestie van routine.

Of je een boekhouder neemt of niet, is je eigen keuze. Op mijn blog vind je verschillende argumenten voor en tegen. Wie de boekhouding graag zelf doet, raad ik aan om eens één sessie met een boekhouder te volgen, zodat die je kan tonen hoe de verschillende aangiftes in Intervat werken. Het is geen moeilijke tool, maar het is toch fijn als het eens voorgetoond wordt.

Maar wat je keuze ook is, steek je kop niet in het zand. Als ondernemer vind ik het belangrijk om te snappen hoe mijn onderneming werkt – de leuke dingen, maar ook de minder leuke dingen. Zo kan ik gerichtere vragen stellen, betere beslissingen nemen en voel ik het zelf ook aan als er iets niet klopt.