In mijn reeks over een correcte prijszetting hebben we het lange tijd gehad over geld verdienen. Laten we het nu eens hebben over geld uitgeven en meer bepaald beroepskosten: wat zijn ze? Welke kun je aftrekken en welke moet je afschrijven? En wat betekent dat nu precies, aftrekken van de belastingen?
Ik ben geen specialist en al helemaal geen boekhoudkundig genie, maar ik deel toch graag mijn ervaring met de kosten die ik maak.
Wat zijn beroepskosten?
Heel eenvoudig gezegd zijn beroepskosten alle kosten die je maakt voor jouw beroep, je zaak. Het begrip is heel ruim: van stylo en papier tot eten en drinken, een wagen, je gsm-abonnement en software. Zodra je iets koopt dat je gebruikt binnen je zaak en/of dat je zaak laat groeien, mag je het beschouwen als een beroepskost en aftrekken van de belastingen.
Voor vertalers denk ik meteen aan deze kosten:
- Software: Microsoft Office, CAT-tool, revisietool, e-mail, cloud, spraakherkenning, ondertitelsoftware, DTP, facturatiesoftware …
- Bureaubenodigdheden: computer en accessoire, telefoon/gsm, stylo’s, notitieblokken, papier, mappen, printer en scanner, agenda, prikbord of magneetbord …
- Nuts- en andere voorzieningen: elektriciteit, internet, telefoon- of gsm-abonnement, gas, water …
- Permanente vorming: cursussen, seminaries, boeken, opleidingen …
- Netwerken: etentjes, evenementen, zakelijke reizen …
- Marketing: website, visitekaartjes, consultancy, flyers, logo, social media, reclamecampagnes …
- Administratie: boekhouding, sociale bijdragen …
- Andere: verplaatsingskosten, eten en drinken, huur, meubilair …
Speciale kosten
Als je als vertaler thuis werkt, is het iets moeilijker om eten en drinken in te brengen. Wanneer je boodschappen doet, doe je namelijk ook inkopen voor het hele gezin. Wanneer je als vertaler een aparte werkplaats huurt, zoals een co-workingplek, kun je die kosten waarschijnlijk wel inbrengen. In die co-workingplek staat er namelijk vast wel een waterbokaal en is er ook een frigo.
Wie een huis of appartement huurt, moet ook steeds in het contract kijken of hij/zij de huur als kost mag inbrengen. Veel eigenaars staan het niet toe, omdat ze dan zelf meer belastingen moeten betalen. Ik mag mijn huishuur bijvoorbeeld niet inbrengen, zelfs geen 10%. Grondig overleg met de huisbaas is hier dus essentieel! Of met je boekhouder, want er bestaan vast wel enkele boekhoudkundige trucjes.
Over trucjes gesproken: woon je nog thuis? Overleg dan eens met je boekhouder of het voor jou en jouw ouders fiscaal interessant zou zijn als jij je kamer huurt van jouw ouders. Je “betaalt” dan elke maand een klein bedrag aan je ouders dat je van de belastingen kunt aftrekken. Je boekhouder bepaalt dat ideale huurbedrag op basis van de inkomsten van je ouders. Want ja, als jij hun huur betaalt, hebben je ouders een extra inkomstenbron en daar moeten ze natuurlijk belastingen op betalen. De truc hier is dus om een bedrag te vinden waarbij jij meer terugkrijgt van de belastingen dan dat jouw ouders verliezen.
Het spreekt natuurlijk ook voor zich dat wanneer je een aparte werkruimte huurt, je alles in die ruimte kan inbrengen als beroepskost, zelfs die leuke poster die naast de deur hangt en ook de huur. Die leuke poster die thuis boven je bed hangt, dat is dan weer wat moeilijker.
Wanneer kun je beroepskosten aftrekken?
Er zijn twee belangrijke voorwaarden waarop je moet letten:
- Je kunt een kost enkel aftrekken in het jaar dat je die kost maakt. Jouw laptop die je in 2018 kocht, kun je dus niet meer in 2019 aftrekken.
- Je kunt de kost bewijzen, bv. via een factuur.
Het is trouwens ook steeds belangrijk dat je btw-nummer op de factuur vermeldt staat. Is het dan erg als dat niet het geval is? Nee, maar het is jammer. Als je btw-nummer op de factuur staat, kun je de btw aftrekken, anders niet.
Een voorbeeld: je koopt voor € 1.000 aan meubelen om je kantoor leuk in te richten. Daarop betaal je 21 % btw, dus je totaalfactuur bedraagt € 1.210. Als je btw-nummer op de factuur staat, betaalt de overheid je die € 210 btw terug. Daarnaast kun je ook nog eens € 1000 in je belastingen inbrengen. Bevat de factuur geen btw-nummer, dan betaal je de volle pot: € 1210 euro. Wat niet verandert, is dat je dat volledige bedrag, € 1210, van de belastingen kunt aftrekken.
In veel winkels kun je trouwens ook een aparte bedrijfskaart vragen. Denk aan de Colruyt, de Carrefour, Hema … Je kunt je inschrijven als gewone klant, maar ook als bedrijf. Als je aan de kassa komt, betaal je dan in twee keer: al je privéspullen betaal je met jouw gewone klantenkaart, al jouw zakelijke spullen laat je registeren op je bedrijfskaart.
Wat betekent dat nu, van de belastingen aftrekken?
Ik zal meteen een voorbeeld geven. Stel dat je in een bepaald jaar € 30.000 omzet hebt geboekt en € 10.000 kosten. Je hebt ook € 4000 aan sociale bijdragen betaald.
Dat je jouw kosten van de belastingen kunt aftrekken, betekent dat je niet op die € 30.000 euro omzet wordt belast, maar op het verschil met € 10.000 en € 4000. Je wordt dus slechts op € 16.000 belast. En geloof me, dat scheelt een pak geld!
Laten we gemakshalve zeggen dat je 50% belastingen moet betalen. Of mijn berekening zo correct is, weet ik niet, maar ik zeg altijd bij mezelf dat ik € 2000 moet verdienen om € 1000 uit te kunnen geven. Want ja, de helft gaat naar de belastingen en sociale bijdragen. Als je dus een laptop voor privégebruik wilt kopen van € 1000, moet je bijgevolg € 2000 aan omzet boeken. Als je die laptop daarentegen als beroepskost inbrengt, moet je geen belastingen betalen daarop en hoef je dus slechts € 1000 omzet te halen om ook die € 1000 uit te kunnen geven.
Ik heb dan ook een heel positieve kijk op investeringen: als je én de btw kunt terugvorderen én je de kost van je belastingen kunt aftrekken, bespaar je zo’n 50%. Want op kosten die je niet kunt aftrekken moet je wel degelijk 21% btw betalen en 30 à 50% aan belastingen en sociale bijdragen.
Kun je alles volledig aftrekken?
Kosten die je 100% voor jouw bedrijf maakt, kun je in de meeste gevallen altijd volledig aftrekken. Denk aan vertaalsoftware of opleidingen. Een bekende uitzondering zijn restaurantkosten. Die kun je maar voor een bepaald percentage aftrekken.
Daarnaast zijn er ook aankopen waarvan je ook privé geniet, zoals een gsm-abonnement, elektriciteit, internet, een wagen, een laptop, een printer, … Tenzij je natuurlijk een aparte werkruimte huurt en de aankoop enkel de elektriciteit en het internet in die ruimte betreft.
In dat geval moet je een percentage bepalen. Er zijn twee mogelijkheden:
- Het percentage ligt vast: dat is vaak het geval bij wagens, abonnementen en elektriciteit.
- Het percentage ligt niet vast: je moet zelf eerlijk aangeven in welke mate je bv. je printer of gsm beroepsmatige of voor privédoeleinden gebruikt.
En hoe zit het met afschrijven?
Aankopen die langere tijd meegaan en die ook veel geld kosten (> € 500), kun je afschrijven. Denk aan een wagen, meubelen, heel dure software …
Stel, je koopt ondertitelsoftware voor € 2000. Het is een eenmalige aankoop die je natuurlijk jaren aan een stuk zult gebruiken. Je boekhouder kan je dan aanraden om die software over een periode van 5 jaar af te schrijven. Dat betekent dat je elk jaar € 400 als kost ingeeft, zodat je na 5 jaar in het totaal € 2000 hebt ingegeven. Elk jaar zal er dan € 400 van de belastingen afgaan.
Als beginner zie je er misschien nog niet meteen het voordeel van in, maar het is wel degelijk fiscaal interessant om je kosten zo te spreiden, al is het maar om enige regelmaat te hebben in je belastingen. Als je die € 2000 in één keer aftrekt, betaal je datzelfde jaar misschien maar weinig belastingen. Maar als je het jaar daarop geen grote kost hebt, moet je plots wel veel meer belastingen betalen. En die verhoging kan soms al eens onverwacht zijn.
