Zodra je start als freelancevertaler, zul je een aantal dingen moeten kopen: een computer, vertaalsoftware, misschien een comfortabele stoel, een opleiding hier en daar, en meer. Dat zijn allemaal beroepskosten: je koopt al die zaken voor je onderneming en mag ze ook betalen met je onderneming. Elke factuur die je krijgt, mag je “aftrekken van de belastingen”. Maar wat betekent dat? En waarom is dat interessant? In deze blog neem ik je mee naar de wondere wereld van beroepskosten.
Disclaimer: ik ben geen expert. Informeer je steeds grondig vóór je iets doet. Ik raadpleeg veel bronnen voor mijn artikels, maar kan niet garanderen dat ze volledig of juist zijn. Dit artikel werd het laatst geüpdatet in 2023 en vat de regels in België samen. Doe altijd je eigen onderzoek om de meest recente wetgeving te kennen.
Welke beroepskosten kun je maken als vertaler?
Beroepskosten worden vaak gezien als een manier om de belastingen te verlagen: hoe meer je koopt, hoe minder belastingen je betaalt. Je kunt je dus wel voorstellen dat de overheid een aantal regeltjes heeft bedacht.
Wat mag je met je onderneming kopen als vertaler?
Een beroepskost is in principe elke kost die je moet maken voor je onderneming. Er zijn dan ook een heleboel dingen die je met je onderneming mag kopen en “aftrekken” van de belastingen:
- Software: Microsoft Office, CAT-tool, revisietool, e-mail, cloud, spraakherkenning, ondertitelsoftware, DTP, facturatiesoftware …
- Bureaubenodigdheden: computer en accessoire, telefoon/gsm, stylo’s, notitieblokken, papier, mappen, printer en scanner, agenda, prikbord of magneetbord …
- Nuts- en andere voorzieningen: elektriciteit, internet, telefoon- of gsm-abonnement, gas, water …
- Permanente vorming: cursussen, seminaries, boeken, opleidingen …
- Netwerken: etentjes, evenementen, zakelijke reizen …
- Marketing: website, visitekaartjes, consultancy, flyers, logo, social media, reclamecampagnes …
- Administratie: boekhouding, sociale bijdragen …
- Andere: verplaatsingskosten, eten en drinken, huur, meubilair …
Een concreet voorbeeld: in mijn boekhouding van 2022 zitten alle facturen voor mijn gsm, internet en elektriciteit, maar ook een nieuwe bureautafel, een nieuw toetsenbord, een nieuwe muis, verschillende etentjes met vertalers, mijn abonnement op het openbaar vervoer, een paar opleidingen en coaching, postzegels, mijn verzekering beroepsaansprakelijkheid, de factuur van mijn boekhouder, alles van software (MemoQ, LSP.expert, Microsoft Office, Ubersuggest, Antidote), mijn website en een paar facturen van vertalers (voor teksten die ik uitbesteed).
Wat kun je niet of moeilijk kopen als vertaler?
Wie een kantoor huurt, kan meubels en decoratie inbrengen, eten en drinken, een koelkast, water voor sanitair enz. Eigenlijk alles dat je nodig hebt om een dag in je kantoor door te brengen.
Als je thuis werkt, kun je al die kosten niet inbrengen: alle dingen die standaard aanwezig zijn in een woning, worden als privékost gezien. Uiteraard moet je eten en heb je een toilet nodig, maar omdat het onderscheid tussen privé en werk niet duidelijk is, heeft de fiscus liever niet dat je de factuur aan je boekhouding toevoegt.
Ook een auto is vrij moeilijk. Een auto is een grote investering en je moet kunnen aantonen dat je je regelmatig verplaatst. Huur je een kantoor en ga je daar elke dag met de auto naartoe, dan is de investering verantwoord. Maar ga je maar één keer per maand een klant bezoeken, dan zal je boekhouder zeggen dat je je auto beter niet met je onderneming koopt. Wat je in dat geval kunt doen, is een kilometervergoeding inbrengen.
Een elektrische fiets wordt naar het schijnt beter aanvaard. Het is een kleinere investering en als je je af en toe verplaatst voor je werk, moet je dat normaal gezien wel kunnen verantwoorden.
Als je een vennootschap hebt, is het makkelijker om een auto met je onderneming te kopen. Je kunt ook maaltijdcheques gebruiken. Gek hè? Als je een vennootschap hebt, word je gezien als medewerker en kun je verschillende extralegale voordelen creëren die je als freelancer niet hebt.
Ik heb al van vertalers gehoord dat ze abonnementen op kranten en tijdschriften inbrengen. Zelf doe ik het (nog) niet, maar ik denk wel dat het mogelijk is. Een Netflix-abonnement, daarentegen, is moeilijk. Je moet al heel goed kunnen uitleggen dat je kijkt om je talenkennis op peil te houden. Een talencursus lukt soms wel, soms niet. En ook een reis naar het buitenland lukt soms wel, soms niet. Het komt er eigenlijk op neer dat je goed moet kunnen uitleggen wat de meerwaarde voor je vak is.
Boeken (non-fictie uiteraard) heb ik altijd mogen inbrengen van mijn boekhouder. Kleren mag dan weer niet, ook niet als je een kostuum koopt voor ontmoetingen met klanten.
Wat met de huur van je woning / kantoor?
Ook hier werken de regels niet altijd in ons voordeel. Als je een kantoor huurt, mag je de volledige prijs inbrengen. Werk je thuis, in een woning die je huurt? Dan mag je de huur niet inbrengen.
In je huurcontract zal er waarschijnlijk een clausule staan dat je geen onderneming in je woning mag onderbrengen. In de realiteit komt dat er vaak op neer dat je de huur niet als kost mag inbrengen. Je betaalt die dus volledig privé.
Veel boekhouders stellen wel een alternatief voor: een forfait voor het inrichten van een thuiswerkplek. Zoals ik al gezegd heb, mag je alle kosten inbrengen als je een kantoor huurt: de huur, eten, water, elektriciteit, meubels enz. Als je thuis werkt, mag dat niet, maar je kan wel een forfait inbrengen “ter compensatie”. Dat moet dan wat compenseren dat je je huur of lening niet mag aftrekken. Sommige boekhouders zullen die forfait heel hoog zetten, anderen lager, dus bespreek dit grondig.
Wanneer mag je beroepskosten aan je boekhouding toevoegen?
Er zijn twee belangrijke voorwaarden waarop je moet letten:
- Je kunt een kost enkel aftrekken in het jaar dat je die kost maakt. Jouw laptop die je in 2018 kocht, kun je dus niet meer in 2019 aftrekken.
- Je kunt de kost bewijzen, bv. via een factuur.
Probeer bovendien zo vaak mogelijk je btw-nummer op de factuur te vermelden. Als je een factuur inbrengt zonder btw-nummer, dan krijg je de btw namelijk niet terug.
Een voorbeeld: je koopt voor € 1.000 aan meubelen om je kantoor leuk in te richten. Daarop betaal je 21 % btw, dus je totaalfactuur bedraagt € 1.210. Als je btw-nummer op de factuur staat, betaalt de overheid je die € 210 btw terug. Daarnaast kun je ook nog eens € 1000 in je belastingen inbrengen. Bevat de factuur geen btw-nummer, dan betaal je de volle pot: € 1210 euro. Wat niet verandert, is dat je dat volledige bedrag, € 1210, van de belastingen kunt aftrekken.
In veel winkels kun je trouwens ook een aparte bedrijfskaart vragen. Denk aan de Colruyt, de Carrefour, Hema … Je kunt je inschrijven als gewone klant, maar ook als bedrijf. Als je aan de kassa komt, betaal je dan in twee keer: al je privéspullen betaal je met jouw gewone klantenkaart, al jouw zakelijke spullen laat je registeren op je bedrijfskaart.
En forfaits?
Ik vind het altijd heel leuk om mijn belastingaangifte met mijn boekhouder te overlopen, want er komen altijd een paar leuke verrassingen uit de bus. Een leuke verrassing is relatiegeschenken: daar geef ik elk jaar maar een kleine honderd euro aan uit, maar in mijn boekhouding staat er een veel hoger bedrag. Een forfait.
Je hebt in veel gevallen de keuze: ofwel breng je je werkelijke kosten in ofwel ga je akkoord met een forfait dat de overheid voorstelt. Als je werkelijke kosten lager zijn dan het forfait, kies je beter voor het forfait. Als je werkelijke kosten hoger zijn (en je hebt facturen om ze te bewijzen), kun je je werkelijke kosten inbrengen. Voor relatiegeschenken breng ik dus elk jaar een forfait in, omdat die hoger is dan mijn werkelijke kosten. En da’s leuk, want zo betaal ik minder belastingen zonder dat er extra kosten mee gepaard gaan!
Als je zelf je boekhouding doet, voeg niet zomaar forfaits toe. Bespreek dit altijd met een boekhouder. De wetgeving is momenteel sterk aan het veranderen en je vindt ook niet zomaar op het internet voor welke kosten je een forfait mag inbrengen en hoeveel dat forfait bedraagt.
Trouwens, als je heel weinig kosten maakt op jaarbasis (omdat je deeltijds werkt of nog maar net start), bestaat er ook een algemeen forfait voor ál je kosten. Meer daarover lees je op de website van de overheid: forfait en werkelijke kosten. Het grote voordeel van forfaits is dat je geen bewijzen moet bijhouden. Je hoeft dus niet elke maand een uur lang al je facturen te sorteren en te noteren in Excel. Ideaal als je niet veel tijd hebt!
Wat betekent dat nu, van de belastingen aftrekken?
Ik heb al een paar keer termen gebruikt die ik nog niet uitgelegd heb: van de belastingen aftrekken en inbrengen. Laten we beginnen met een voorbeeld om alles meteen duidelijk te maken.
Stel dat je in een bepaald jaar € 30.000 omzet hebt geboekt en € 10.000 kosten. Je hebt ook € 4000 aan sociale bijdragen betaald.
- Als je geen kosten inbrengt, dan word je op € 30.000 belast.
- Als je wel kosten inbrengt (€ 10.000 + € 4.000 in dit geval) dan word je enkel belast op het verschil, namelijk € 16.000.
Stel dat je 30% belastingen betaalt:
- 30% belastingen op € 30.000 is € 9.000.
- 30% belastingen op € 16.000 is € 4.800.
Zie je het verschil? De cijfers zijn uiteraard fictief, want het werkelijke belastingpercentage is vrij ingewikkeld om te berekenen (en ook de sociale bijdragen zijn vast niet correct in dit voorbeeld).
Door € 14.000 in te brengen als kost, betaal je bijna de helft minder belastingen (in dit voorbeeld).
Je kan het ook op een andere manier zien: je bespaart € 4.200 (€ 9.000 – € 4.800), wat betekent dat al je aankopen samen je geen € 14.000 hebben gekost, maar wel € 9.800.
Afhankelijk van hoe je het ziet betaal je minder belastingen of zijn je aankopen goedkoper 😉
Ik hou mijn administratie graag gemakkelijk en dus hanteer ik twee regeltjes:
- Van alles wat ik verdien is ongeveer de helft loon en de helft belastingen + kosten. Dat werkt voor mij. Als ik in een jaar € 60.000 verdien, dan weet ik dat ik ongeveer € 30.000 aan loon zal hebben. De andere € 30.000 gaat naar mijn kosten, de belastingen en de sociale bijdragen.
- Van alles wat ik koop, betaal ik in werkelijkheid maar ongeveer de helft en krijg ik het andere deel terug van de overheid. Ik krijg 21% btw terugbetaald en door het belastingvoordeel krijg ik ook een deel van de aankoopprijs terug. Die laptop die € 1.210 incl. btw kost? Als particulier betaal ik inderdaad € 1.210. Als onderneming betaal ik maar zo’n € 700 à € 800.
Deze cijfers zijn natuurlijk grove veralgemeningen (soms betaal je meer, soms minder, afhankelijk van hoe hoog je omzet en dus je belastingpercentage is), maar mij helpen ze enorm.
Laten we dan maar zoveel mogelijk investeringen maken!
Hmmmm … toch niet. Ik heb een heel positieve kijk op aankopen en investeringen. Als je iets nodig hebt en je kunt het met je onderneming kopen, doen.
Maar je zult mensen vaak horen zeggen dat je zoveel mogelijk kosten moet maken om minder belastingen te betalen. Dat is een foute redenering.
Laten we er nog eens het voorbeeld van die € 30.000 bijnemen. Stel dat je 30% belastingen betaalt:
- Je hebt helemaal geen kosten gemaakt en wordt dus belast op de volle € 30.000. Je betaalt € 9.000 aan belastingen en houdt nog € 21.000 over. Dat is je loon.
- Je hebt € 10.000 aan kosten gemaakt en € 4.000 sociale bijdragen betaalt. Je winst (= omzet – kosten) is € 16.000 en daar moet je € 4.800 belastingen op betalen. Aan het einde van de rit houd je nog € 11.200 over. Dat is je loon.
Merk je het verschil? Voor elke kost die je inbrengt, betaal je minder belastingen, maar hou je ook minder loon over.
Neem er nog eens mijn grove veralgemening bij: bij elke aankoop betaal je +/- de helft en de andere helft krijg je terug. Voor die laptop van € 1250 betaal jij € 700 en krijg je € 550 terug. Maar jij betaalt wel nog steeds € 700, dus dat is ook € 700 minder loon.
Onthoud dus dat investeringen leuk zijn. Als je iets nodig hebt, koop het gerust. Maar je moet niet kopen om te kopen, om minder belastingen te betalen. Want dan hou je zelf ook minder over.
Tip: veel dingen gebruik je zowel privé als voor je bedrijf, zoals papier of een gsm. Breng zulke kosten altijd in. Zo is de factuur ook privé wat lager.
Kun je alles volledig aftrekken?
Kosten die je 100% voor jouw bedrijf maakt, kun je in de meeste gevallen volledig aftrekken. Denk aan vertaalsoftware of opleidingen. Een bekende uitzondering zijn restaurantkosten. Die kun je maar voor een bepaald percentage aftrekken.
Daarnaast zijn er aankopen waarvan je ook privé geniet, zoals een gsm-abonnement, elektriciteit, internet, een wagen, een laptop, een printer … Tenzij je natuurlijk een aparte werkruimte huurt en de aankoop enkel de elektriciteit en het internet in die ruimte betreft.
In dat geval moet je een percentage bepalen. Er zijn twee mogelijkheden:
- Het percentage is door de overheid bepaald en ligt dus vast: dat is vaak het geval bij wagens, het openbaar vervoer, relatiegeschenken en elektriciteit.
- Het percentage ligt niet vast: je moet zelf eerlijk aangeven in welke mate je bv. je printer of gsm beroepsmatige of voor privédoeleinden gebruikt.
Koop je bijvoorbeeld een gsm van € 800 en gebruik je die 50% voor je zaak en 50% privé? Dan zal je boekhouder maar € 400 aftrekken van de belastingen.
Dit is iets dat je grondig met je boekhouder moet bespreken. Ook als je zelf je boekhouding doet, raad ik je aan toch één keer samen te zitten met een boekhouder en de regeltjes te overlopen. Je vindt de juiste percentages niet op één-twee-drie terug op het internet, dus het is handig als een boekhouder je een lijstje kan bezorgen.
En hoe zit het met afschrijven?
Aankopen die langere tijd meegaan en die ook veel geld kosten (> € 500), kun je afschrijven. In dat geval ga je het factuurbedrag niet in één keer van de belastingen aftrekken, maar over verschillende jaren spreiden. Denk aan een wagen, meubels, toestellen … Opgelet: het gaat enkel over fysieke dingen die je verschillende jaren gebruikt. Een cursus, bijvoorbeeld, of een coachingtraject wordt – voor zover ik weet tenminste – niet afgeschreven.
Ik ga eerlijk zijn: ik heb nooit echt het nut van afschrijven begrepen. Het zou vooral nuttig zijn bij grote dingen, zoals machines en wagens, die waarde verliezen door de jaren heen. Elk jaar neemt de waarde af en mag je in ruil een bepaald bedrag van je belastingen aftrekken.
Maar goed, als vertaler is de kans klein dat we veel dingen kopen die aan waarde verliezen, behalve misschien een computer.
Maar er is nog een ander voordeel van afschrijven: stel dat je iets gigantisch groot koopt van € 5000. Als je die € 5000 in één keer van je belastingen aftrekt, heb je dat jaar waarschijnlijk een aanzienlijk lagere winst en betaal je een pak minder belastingen. Maar als je die kost over vijf jaar spreidt en je dus elk jaar € 1000 van je belastingen aftrekt, dan zijn je belastingen vijf jaar op een rij iets lager.
Opnieuw, zó super nuttig vind ik het niet, maar het is toch iets om bij stil te staan.