Wanneer je start als vertaler, zul je de vraag krijgen of je btw-plichtig wilt zijn of een vrijstelling wenst. Op elke factuur die je uitstuurt en ontvangt, zul je btw zien staan. En ook bij je boekhouding zul je al snel geconfronteerd worden met de btw-aangifte. Maar wat is btw? En wat zijn de gevolgen voor je vertaalonderneming?
Disclaimer: ik ben geen expert. Informeer je steeds grondig vóór je iets doet. Ik raadpleeg veel bronnen voor mijn artikels, maar kan niet garanderen dat ze volledig of juist zijn. Dit artikel werd het laatst geüpdatet in 2024 en vat de regels in België samen of is een reflectie van mijn ervaring/mening. Doe altijd je eigen onderzoek. Lees mijn wettelijke vermeldingen voor meer informatie.
Wat is btw?
Btw of ‘belasting over de toegevoegde waarde’ is een belasting op goederen en diensten. Het zijn extra inkomsten – niet voor wij als vertalers, maar voor de overheid.
Je ziet de belastingen werkelijk overal opduiken: op het fruit in de supermarkt, op boeken, op kleren, op opleidingen en zelfs op reizen.
Het btw-percentage kan 0 %, 6 %, 12 % of 21 % bedragen in België. Voor vertalingen zal je, op een paar zeer strikte uitzonderingen na, 21 % gebruiken.
Wie betaalt btw?
Btw wordt in principe enkel door particulieren betaald. Als jij een nieuwe outfit koopt voor een verjaardagsfeestje, zal je daarop 21 % btw betalen.
Maar – en dit is het gekke – ook als je software voor je onderneming koopt, moet je btw betalen. Enfin, betalen … ‘Voorschieten’ is misschien een beter woord, want de overheid zal je de btw terugbetalen. Je bent namelijk geen particulier en dus hoef je deze extra kost niet te dragen.
Dat je op je factuur dan toch btw ziet staan, heeft naar mijn bescheiden mening te maken met eenvoud: het is niet altijd mogelijk om te weten of iemand een aankoop doet als particulier of als onderneming. Om het niet te moeilijk te maken, is het dus de norm om op elke factuur btw te zetten. Ondernemingen kunnen dan via de zogenaamde ‘btw-aangifte’ de btw terugvragen.
Binnenlandse en EU-aankopen
Je betaalt btw in alle landen van de Europese Unie. Alleen merk je daar niet altijd veel van.
Als je als onderneming iets in België aankoopt, zul je altijd btw op je factuur zien staan. Als je iets in Frankrijk aankoopt, bijvoorbeeld, zul je daar soms btw op zien staan, maar meestal niet. Omgekeerd zul je vast ook wel al gehoord hebben dat je zelf géén btw moet toevoegen aan facturen voor buitenlandse klanten.
Dat er geen btw op de factuur staat, betekent niet dat er geen betaald wordt. Wat gebeurt er dan wel? De overheden van de verschillende EU-landen regelen alles onderling. In vaktermen heet dat “verleggen”: de verantwoordelijkheid voor de btw wordt verlegd van jou naar de overheid.
Als jij een opleiding in Frankrijk volgt, bijvoorbeeld, betaal jij geen btw. Maar via een speciale aangifte (de IC-aangifte) laat je de Belgische overheid weten dat je iets in Frankrijk gekocht hebt. De Belgische overheid zorgt er dan in jouw plaats voor dat de Franse overheid het juiste btw-bedrag krijgt.
Om het kort te zeggen: als je aankopen in het buitenland doet of als je klanten in het buitenland hebt, hoef jij je niet bezig te houden met de btw. De overheden van de landen in kwestie regelen alles onderling voor jou.
En wat met landen buiten de EU?
Koop je iets in een land buiten de EU of heb je klanten buiten de EU? Dan is het nog makkelijker. Dan is er helemaal geen btw. Btw is enkel van toepassing binnen de Europese Unie.
De impact van btw op jouw vertaalonderneming
Nu je weet wat btw precies is, kunnen we kijken hoe je het gebruikt in je onderneming.
In de paragrafen hieronder spreken we steeds over de btw die je betaalt/factureert als onderneming, niet over de btw voor particulieren. We beperken ons ook tot een normale situatie. Uitzonderingen komen verderop aan bod.
Aankoopfacturen
Dit is hopelijk al duidelijk: als je iets aankoopt, zul je btw op de factuur zien staan.
Bij al je aankopen in België krijg je één keer per kwartaal de kans om de btw terug te vragen. Dat gebeurt via de ‘btw-aangifte’.
Als je software, boeken, opleidingen, materiaal … in een ander EU-land aankoopt, zie je normaal geen btw-bedrag staan. Staat er toch één op? Dan kun je dat via je btw-aangifte terugvragen.
Verkoopfacturen
Wanneer je een vertaling (of iets anders) verkoopt, moet je 21% btw aan je facturen toevoegen.
Weet je nog dat ik zei dat btw een extra inkomstenbron is voor de overheid en niet voor ons als vertalers? Jup, die 21 % die je ontvangt mag je jammer genoeg niet in je eigen portemonnee steken.
Eén keer per kwartaal moet je via je btw-aangifte aangeven hoeveel btw je ontvangen hebt. Dat bedrag moet je dan overschrijven naar de overheid.
Als je facturen verstuurt naar klanten in een ander EU-land, hoef je geen btw toe te voegen. De overheid regelt alles voor jou. Ook als je factureert aan klanten buiten de EU, hoef je geen btw toe te voegen.
Tip: zie btw nooit als inkomsten. Heb je moeite om je btw-aangifte te betalen? Zet de btw die je ontvangt dan op een aparte rekening. Zo zul je ze nooit per ongeluk uitgeven. Het geld is namelijk niet van jou.
De btw-aangifte
Ik ga graag uit van het idee dat btw een nuloperatie is. Je betaalt ze niet, maar het geld is ook niet van jou. Dat wordt heel duidelijk in de btw-aangifte. Eén keer per kwartaal vraagt de overheid je om al je facturen aan te geven. Zo weet ze:
- hoeveel btw je betaald hebt (en dus moet terugkrijgen);
- hoeveel btw je gefactureerd hebt (en dus moet doorstorten);
Vervolgens wordt alles verrekend. Is het bedrag positief? Dan stort jij het verschil door naar de overheid. Is het bedrag negatief, dan geeft de overheid jou het verschil terug.
Een voorbeeld: je hebt in je eerste kwartaal € 1000 aan btw betaald en € 750 aan btw ontvangen. Je hebt meer betaald dan ontvangen en het verschil is € -250. Dat bedrag krijg je terug.
Omgekeerd: je hebt in je eerste kwartaal € 2500 aan btw ontvangen en € 300 aan btw betaald. Het verschil is € 2200, deze keer in het voordeel van de overheid. Jij moet dat bedrag overschrijven.
Praktisch: in België dien je je btw-aangifte in via Intervat. Je doet dat steeds vóór de 20ste van de maand die volgt op het kwartaal (20 april, 20 juli, 20 oktober, 20 januari). Heb je een boekhouder, dan regelt die alles.
Belangrijk: als het verschil negatief is en de overheid jou geld verschuldigd is, moet je de terugbetaling uitdrukkelijk aanvragen. De overheid zal het geld nooit spontaan terugbetalen.
Betekent dit dat mijn aankopen goedkoper zijn?
Als onderneming krijg je alle btw terugbetaald, dus ja, aankopen zijn inderdaad goedkoper. Stel dat je een laptop koopt. Als particulier zul je bijvoorbeeld € 1210 betalen. Als onderneming betaal je in eerste instantie € 1210, maar krijg je € 210 terug, waardoor je uiteindelijk maar € 1000 hebt betaald.
En dat is niet alles: aankopen mag je ook als kost inbrengen, waardoor je minder belastingen hoeft te betalen. In werkelijkheid betaal je dus nog minder dan € 1000!
Je hoeft dus niet bang te zijn om dingen met je onderneming aan te kopen.
Hoe zet je btw op je factuur?
België zou België niet zijn als er niet ook een heleboel regels waren. Volg je de regels niet dan, tja … kun je geen btw terugvragen of krijg je een waarschuwing of zelfs boete. Er zijn er twee.
1. Zet de juiste regel op je factuur
Een factuur moet aan verschillende vormvereisten voldoen. Ook voor de btw moet je een vaste structuur volgen:
- Je vermeldt steeds drie verschillende prijzen: de prijs exclusief btw, de btw (zowel het percentage als het bedrag) en de totaalprijs inclusief btw.
- Als je naar een ander EU-land factureert, vermeld je géén btw op je factuur en voeg je de volgende zin toe (maakt niet uit waar): ‘btw verlegd‘ of ‘vrijgesteld van btw overeenkomstig art. 39bis W. BTW. – intracommunautaire levering‘.
- Als je naar een land buiten de EU factureert, vermeld je als btw-percentage 0 % en als bedrag € 0,00. Je voegt de volgende zin toe: ‘Vrijgesteld van btw, overeenkomstig art. 39 W.BTW – uitvoer‘.
De zinnen die je moet vermelden, hoeven niet exact zo geformuleerd te worden. Iedereen zegt het een beetje anders. Je kan ook altijd aan je boekhouder vragen wat hij/zij zou zeggen.
Als de btw afwijkt om een andere reden, zul je waarschijnlijk een andere regel moeten toevoegen. Dat moet je altijd checken met je boekhouder. Ik geef bijvoorbeeld regelmatig les en onderwijsactiviteiten zijn soms vrijgesteld van btw. Ik moet dan een heel speciale regel op mijn facturen zetten.
2. Vermeld altijd je btw-nummer (en dat van je klant)
Dit is een ambetante, maar … je kan de btw enkel terugvragen als je btw-nummer op de aankoopfactuur staat. Koop je een laptop en staat jouw btw-nummer niet op de factuur? Pech, de overheid ziet je als particulier en je moet het volledige bedrag betalen. Wél mag je de factuur nog inbrengen als kost – die twee dingen staan los van elkaar.
Als je iets voor je zaak aankoopt, moet je er dus steeds voor zorgen dat je een zakelijke factuur hebt. Alleen is dat niet altijd mogelijk of moeilijk. In de Fnac en bij Bol, bijvoorbeeld, zijn zakelijke facturen enkel mogelijk als je een zakelijk account hebt en daar moet je voor betalen. Bij andere winkels is het slechts een kwestie van vragen aan de kassa. Er zijn ook verschillende webwinkels die de optie niet aanbieden. In dat geval kun je de btw niet terugvragen.
Omgekeerd wil jij er ook voor zorgen dat het btw-nummer van je klanten op jouw facturen staat. Anders kunnen zij de btw niet terugvragen.
Btw-vrijstelling
Wanneer je je bij een ondernemingsloket gaat registreren, krijg je de vraag of je btw-plichtig wil zijn of een vrijstelling wenst. In het eerste geval geldt alles wat ik hierboven verteld hebt. Je betaalt en factureert btw en dient één keer per kwartaal een aangifte in.
In het tweede geval kies je voor een vereenvoudigde administratie: de overheid ziet jou (ten minste als het op btw aankomt) als particulier. Je kunt de btw niet terugvragen, maar je hoeft er ook geen te factureren (je percentage is dus 0 %).
Wat is het voordeel van een btw-vrijstelling?
Het grote voordeel is dat je boekhouding een pak eenvoudiger wordt: je hoeft niet meer elk kwartaal een btw-aangifte in te dienen. En dat heeft als leuk gevolg dat je boekhouder goedkoper wordt. In sommige gevallen wordt je boekhouding zelfs zo eenvoudig, dat je ze zelf kunt doen – mits wat kennis van zaken.
Wat is het nadeel van een btw-vrijstelling?
Het nadeel is dat je alle kosten volledig moet betalen. Je kunt de btw niet meer terugvragen en als je veel moet investeren in je eerste jaar (jaren), kan dat duur uitkomen.
Een ander nadeel waar niet veel vertalers bij stilstaan, is dat je niet of moeilijk kunt uitbesteden. Als het druk is of als we werken met talen die we niet beheersen, is het fijn om samen te werken met een collega en een marge te nemen.
Stel dat jij aan de klant € 300 factureert voor 1500 woorden. Je laat de vertaling maken door een collega die € 0,12 per woord vraagt. De collega is btw-plichtig en factureert het volgende:
- Prijs excl. btw: € 180,00
- Btw 21 %: € 37,80
- Totaal: € 217,80
Als jij btw-plichtig bent, dan betaal jij – uiteindelijk – enkel het bedrag exclusief btw. Maar aangezien jij vrijgesteld bent, betaal je € 217,80. En dat gaat van je marge af. Als je marge te klein is, kan het zelfs gebeuren dat je in het rood gaat.
Als je je hiervan bewust bent, is dat geen probleem. Maar ik weet dat dit bij veel starters als een verrassing komt, dus wil ik het graag vermelden.
Wanneer kan je een btw-vrijstelling aanvragen?
Als je denkt dat je het komende jaar minder dan € 25.000 omzet (dus bruto), exclusief btw zult verdienen, kun je een vrijstelling vragen. Overschrijd je in dat jaar toch het bedrag? Dat is niet erg. Dan wordt je btw-plichtig vanaf je € 25.001-ste euro.
Het ondernemersloket zal je aanvraag voor jou regelen op het moment dat je je onderneming komt registreren. Een paar weken vóór je de grens van € 25.000 denkt te overschrijden, kun je opnieuw contact opnemen met het loket om je vrijstelling op te zeggen.
Je kunt de aanvraag ook zelf doen of via je boekhouder.
Je kan trouwens op elk punt in je carrière een vrijstelling vragen. Als je het even wat rustiger wilt aandoen, bijvoorbeeld, en denkt minder te verdienen.
Wanneer is een btw-vrijstelling interessant?
Een vrijstelling is vooral interessant als je:
- denkt dat je niet meer dan € 25.000 omzet zult boeken in het komende jaar;
- je boekhouding eenvoudig wilt houden (of misschien zelf wilt doen);
- niet te veel investeringen gepland hebt;
- niet of niet vaak zult uitbesteden.
De vormvereisten voor je factuur
Een btw-vrijstelling is een speciaal geval en dus moet je een speciale regel aan je factuur toevoegen. Als btw-percentage vermeld je 0 % en als bedrag € 0,00. Je noteert ook ergens (maakt niet uit waar): vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 56bis van W.BTW.
Bijzondere btw-aangifte
Je boekhouding wordt een pak eenvoudiger als je geen btw factureert: je hoeft niet meer elk kwartaal je btw te verrekenen en dat bespaart je heel wat tijd (en stress!). Alleen … ben je niet helemaal op je gemak. In sommige gevallen moet je nog steeds een zogenaamde ‘bijzondere btw-aangifte’ indienen.
Een bijzondere btw-aangifte is verplicht als je:
- iets in een ander EU-land hebt aangekocht;
- het btw-percentage op de factuur 0 % is (”btw verlegd”).
Koop je in een bepaald kwartaal helemaal niets in het buitenland of staat er op jouw buitenlandse facturen altijd keurig een btw bedrag? Dan hoef je niets te doen.
Heb je wel iets in het buitenland gekocht en is de btw verlegd (0 %)? Dan moet je een bijzondere btw-aangifte indienen. In dat geval laat je weten hoeveel je hebt betaald en aan wie. De btw wordt berekend voor jou en je krijgt een factuur met de btw die jij nog moet betalen aan de overheid.
Bij ondernemingen regelt de overheid alle btw voor aankopen in een ander EU-land. Maar als je vrijgesteld bent van btw, ziet de overheid jou als particulier en moet je dus alles zelf doen. Als je met een boekhouder werkt, brengt die alles in orde voor jou.
Tip: bij veel bedrijven heb je de optie om een factuur als particulier aan te vragen (met btw) of een factuur als onderneming (zonder btw). Kies, wanneer mogelijk, altijd voor de eerste optie. Zo staat er btw op de factuur en hoef je geen aangifte meer te doen.