Staat er een fout op je factuur? Dan moet je een creditnota maken. In dit artikel leg ik je uit hoe je een creditnota voor een vertaling maakt en wat je zeker moet vermelden.
Disclaimer: ik ben geen expert. Informeer je steeds grondig vóór je iets doet. Ik raadpleeg veel bronnen voor mijn artikels, maar kan niet garanderen dat ze volledig of juist zijn. Bovendien deel ik mijn ervaring met de Belgische wetgeving. De regels kunnen anders zijn in jouw land.
Wat is een creditnota?
Een creditnota kun je het beste zien als een negatieve factuur: hij annuleert het gefactureerde bedrag, zodat je een nieuwe, correcte factuur kunt opmaken. De klant is zo niet verplicht het foutieve bedrag te betalen en jij wordt er ook niet op belast.
Wanneer maak je een creditnota?
Een creditnota is nodig in twee gevallen: er staat een fout op je factuur of je klant weigert een factuur te betalen.
Er staat een fout op je factuur
Heb je een factuur naar de verkeerde persoon gestuurd, klopt het btw-nummer niet, ben je korting vergeten toe te voegen of klopt het totaalbedrag niet? Dan wil je waarschijnlijk een nieuwe factuur maken.
Maar vóór je dat kunt doen, moet je de factuur eerst ‘annuleren’ of terug op nul zetten met een creditnota. Pas dan kun je een nieuwe factuur opmaken, die je klant dan kan betalen.
Zorg er steeds voor dat je klant én je boekhouder alle drie de documenten hebben: de foute factuur, de creditnota en de nieuwe factuur. Alles moet in je boekhouding komen.
Je klant betaalt een factuur niet
Weigert een klant na lang aandringen om een factuur te betalen? Ook dan is een creditnota handig. Op alles dat je factureert, word je namelijk belast. Misschien moet je ook 21% btw afstaan en dat doen we liever niet als we niet betaald worden.
Met een creditnota kun je de overheid laten weten dat je het geld nooit ontvangen hebt en dat je dus ook geen belastingen wilt betalen op het factuurbedrag.
Let op: je mag dit enkel doen als je kunt aantonen dat je er werkelijk alles aan gedaan hebt om het geld te innen. Gaat je klant failliet, moet je ook dat kunnen bewijzen.
Wat moet je zeker op een creditnota zetten?
Ik zei al dat een creditnota een negatieve factuur is. En dat mag je vrij letterlijk nemen, want beide documenten bevatten vrijwel dezelfde informatie. Een overzicht:
- Het woord ‘creditnota’: in plaats van ‘factuur’ schrijf je deze keer ‘creditnota’.
- Jouw gegevens en die van je klant: naam, adres, btw-nummer, rekeningnummer en andere betaalgegevens.
- De verzenddatum: de datum waarop je de creditnota hebt opgemaakt.
- Een volgnummer: creditnota’s hebben hun eigen nummer. Hoe dat nummer eruitziet, maakt niet uit. Zelf gebruik ik een combinatie van het jaar en een nummer, bijvoorbeeld 2023/001, 2023/002 enz., maar dat kan ook een letter met een nummer zijn of een andere code.
- Een verwijzing naar de factuur die je corrigeert: vermeld het factuurnummer en de factuurdatum. Je kunt bijvoorbeeld schrijven “creditering van factuur 2022/080 verstuurd op 20/06/2022”.
- Het tarief met een minnetje voor: het is de bedoeling dat de som van de foutieve factuur en de creditnota uitkomt op nul, dus bij je creditnota plaats je een min voor het tarief. Vermeld altijd het bedrag excl. btw, het btw-bedrag en het bedrag incl. btw.
- Als je btw-plichtig bent: in dat geval moet je ook de regel “Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” toevoegen. Zonder die regel krijg je het btw-bedrag niet terug.
Kan ik niet gewoon mijn factuur verbeteren?
Niet echt. Als je onmiddellijk na het versturen merkt dat er een fout is, kun je je klant opbellen en laten weten dat je je factuur zult aanpassen. Dat moet wel snel gebeuren. Zowel jij als de klant moeten dan schriftelijk bevestigen dat jullie de foutieve factuur gaan vernietigen en dat jullie de verbeterde factuur goedkeuren.
Kun je de klant niet meteen contacteren, dan is het verplicht een creditnota op te stellen. Het is trouwens ook de veiligste manier: wat als je klant per ongeluk de foutieve factuur naar zijn of haar boekhouder stuurt? Dan betaal jij belastingen op de foute factuur én de nieuwe factuur. En dat wil je niet! Neem dus het zekere voor het onzekere en stel altijd een creditnota op.
Wat als mijn klant de factuur al betaald heeft?
Heeft je klant de factuur al betaald en ontdek je pas achteraf dat er iets niet klopt? Geen zorgen. Dit zijn de stappen die je moet volgen:
- Maak een creditnota.
- Betaal het bedrag van de foute factuur terug.
- Maak een nieuwe factuur.
- Laat de klant de nieuwe factuur betalen.
Het maakt trouwens niet uit wanneer je een creditnota stuurt. Ook wanneer je een fout pas weken later opmerkt, kun je nog altijd een creditnota opstellen.
Conclusie
Het is heel vervelend als er een fout staat op je factuur. Maar gelukkig valt dat heel eenvoudig op te lossen. In dit artikel heb ik je uitgelegd hoe je een creditnota maakt voor een vertaling. Onthoud vooral dat een creditnota negatief is en ook van pas komt wanneer een klant weigert te betalen.