Start je binnenkort als zelfstandig vertaler? Dan vraag je je ongetwijfeld af of je een boekhouder nodig hebt. Een boekhouder is niet verplicht in België. Je kunt je administratie gerust zelf doen. Maar de Belgische fiscaliteit is vrij ingewikkeld (en verwarrend). Een professional kan dan voor gemoedsrust zorgen.
In dit artikel bespreek ik kort wat een boekhouder voor je kan doen, zodat je zelf de rekening kunt maken (pun intended 😉)
Disclaimer: ik ben geen expert. Informeer je steeds grondig vóór je iets doet. Ik raadpleeg veel bronnen voor mijn artikels, maar kan niet garanderen dat ze volledig of juist zijn. Dit artikel werd het laatst geüpdatet in 2025 en vat de regels in België samen of is een reflectie van mijn ervaring/mening. Doe altijd je eigen onderzoek. Dit artikel bevat geen affiliate links. Als ik namen vermeld of verwijs naar een organisatie, doe ik dat uit eigen beweging, zonder dat ik ervoor betaald word. Lees mijn wettelijke vermeldingen voor meer informatie.
Wat doet mijn boekhouder?
De bekendste taak is ongetwijfeld de belastingaangifte indienen. Een boekhouder zal je boeken opmaken, zoals dat heet, berekenen hoeveel omzet en kosten je hebt gemaakt en vervolgens via het platform van de overheid je aangifte indienen.
Maar vóór het zover is, gebeuren er nog heel wat andere dingen. Mijn boekhouder, bijvoorbeeld, doet ook het volgende:
- Elk kwartaal dient ze een btw-aangifte in. Ze berekent hoeveel btw ik ontvangen heb, hoeveel ik er verschuldigd ben, dient een aangifte in bij de overheid en laat me dan weten hoeveel ik nog moet overschrijven.
- Elk jaar doet ze een klantenlisting. Ze bezorgt een lijst aan de overheid van al mijn Belgische klanten aan wie ik meer dan 250 euro gefactureerd heb (om het even eenvoudig te zeggen).
- Ik mag haar zoveel vragen stellen per mail als ik wil. Ze geeft me dus heel geregeld advies over vragen zoals: hoeveel btw moet ik aan een klant uit Zwitserland aanrekenen, hoe werkt een dagontvangstenboek, is een fiets aftrekbaar enz.
- Twee keer per jaar zitten we samen voor een adviesmoment. Ze kijkt dan naar mijn situatie en bekijkt samen met mij of er manieren zijn om mijn winst te verhogen.
- Mocht ik ooit controle krijgen van de fiscus, is het mijn boekhouder die hen te woord staat.
Ter volledigheid, heb ik ook toegang tot een platform waarmee ik facturen kan opstellen (ook e-facturatie!) en rechtstreeks naar mijn boekhouder doorsturen.
Wat kan een boekhouder nog doen?
De taken hierboven zijn typisch voor een eenmanszaak. Mocht je een vennootschap hebben, dan kan een boekhouder je helpen bij de registratie en wordt de adviesrol veel groter. Er zijn namelijk meer manieren om je winst te optimaliseren. Veel vennootschappen geven ook maandelijks de btw aan in plaats van per kwartaal en leggen elk jaar een jaarrekening neer bij de Nationale Bank.
Ben je vrijgesteld van btw, dan is het takenpakket minder uitgebreid. Er is bijvoorbeeld geen btw-aangifte (maar soms wel een bijzondere btw-aangifte) en de belastingaangifte zal ook eenvoudiger zijn aangezien je maar max. 25.000 euro verdient.
Werk je met auteursrechten en royalty’s, dan zal je boekhouder ervoor zorgen dat alles correct ingeboekt wordt. Hij of zij kan ook helpen bij personeelsadministratie, investeringen en beleggingen, complexe bestuurlijke constructies enz.
Eigenlijk past een boekhouder zich volledig aan jouw situatie aan. En dat is maar goed ook, want als je groeit, wil je het liefst een professional die met jou kan meegroeien.
Rendeert een boekhouder?
Je zult vaak horen zeggen dat een goede boekhouder zichzelf terugbetaalt. Het idee is dat je met zijn of haar adviezen meer geld bespaart dan dat je uitgeeft aan je boekhouder. Maar als je nog maar net start, telt elke cent en is het dus niet meer dan normaal dat je je afvraagt of het een interessante investering is.
Toen ik net startte met ondernemen, deed ik mijn boekhouding zelf. Ik was vrijgesteld van btw en had dus een vereenvoudigde administratie. Ik heb één sessie met een boekhouder geboekt om alles te leren en daarna trok ik mijn plan. Dat ging naar mijn gevoel wel goed.
Zodra ik meer verdiende dan € 25.000 en dus btw-plichtig werd, heb ik een boekhouder onder de arm genomen. Mijn redenering was dat ik elk kwartaal te veel tijd in mijn aangiften stak en dat ik dat werk beter kon uitbesteden zodat ik meer kon vertalen.
Mijn boekhouder kost me in 2025 zo’n € 160 per maand. Dat is niet niets, maar op zich ben ik blij met de ondersteuning die ik krijg. Eerst en vooral is er de gemoedsrust – ik hoef niet meer elk kwartaal te worstelen met cijfers en regeltjes. Ten tweede zijn mijn belastingen dankzij mijn boekhouder effectief lager dan dat ik het zelf zou doen.
Om te weten of een boekhouder ook voor jou een goede keuze is, kun je jezelf de volgende vragen stellen:
- Is jouw inkomen voorspelbaar of zijn er veel maanden dat je nauwelijks iets verdient?
- Heb je tijd om je boekhouding zelf te doen of zit jouw agenda van ‘s ochtends tot ‘s avonds vol met betaalde opdrachten?
- Heb je verstand van boekhouding of ben je minstens bereid je erin te verdiepen?
- Mocht je ooit controle krijgen van de fiscus, ben je bereid jouw verantwoordelijkheid te nemen bij fouten of boezemt het idee dat je iets mis doet je angst in?
Zijn er alternatieven?
Twijfel je of een boekhouder iets voor jou is? Er bestaan verschillende alternatieven die je misschien meer aanspreken.
Boekhoudplatformen
Er zijn verschillende platformen zoals Accountable en Dexxter die ondernemers helpen om hun eigen boekhouding te doen. Jij geeft jouw inkomsten en uitgaven op en de platformen laten je weten hoeveel btw je moet afdragen en welke codes je in je belastingaangifte moet invullen. Je moet de aangiftes dan wel nog zelf doen, uiteraard.
Ik heb zelf geen ervaring met deze platformen, maar het kan interessant zijn om ze eens uit te proberen. Meestal hebben ze een vlot bereikbare helpdesk waar je terechtkan voor advies en een enorme kennisdatabank met tips om je belastingen te optimaliseren.
Zelf je boekhouding doen
Uiteraard kun je ook zelf je boekhouding doen. Zeker als je nog maar net start, is die nog niet zo ingewikkeld en ligt de drempel dus lager.
Zelf je boekhouding doen, maar die laten nakijken door een boekhouder
Wil je je boekhouding zelf doen, maar ben je bang dat je iets verkeerd gaat doen of dat je een optimalisatie over het hoofd gaat zien? Laat je dan op de meest cruciale momenten bijstaan door een boekhouder. Je kunt bijvoorbeeld vóór je aan de slag gaat vragen aan een boekhouder om je alle aangiften te tonen. En als het tijd is voor je belastingaangifte, kun je een laatste check vragen.
Veel gemeenten organiseren trouwens belastingmarathons, waarbij boekhouders jouw aangifte controleren.
Nog enkele tips om af te sluiten
Een boekhouder heeft voor- en nadelen. Het is makkelijk als je administratie door een professional wordt gedaan, maar daar staat natuurlijk een prijskaartje tegenover. De keuze is dus uiteindelijk aan jou.
Wel wil ik je nog twee tips meegeven:
- Ongeacht de oplossing die je kiest, aarzel niet om te veranderen als je geen goed gevoel hebt. Ben je niet tevreden met de software? Heb je een boekhouder die nauwelijks van zich laat horen? Ontdek je regelmatig fouten? Wees niet bang om te veranderen van boekhouder of boekhoudpakket.
- Als vertaler hebben we soms speciale gevallen. Zo hebben we veel internationale klanten, maar komen we soms ook in contact met royalties en auteursrechten, of factureren we aan Justitie. Informeer je op voorhand of je boekhouder hiermee vertrouwd is. Of controleer of het boekhoudpakket hier opties voor heeft.