Op mijn blog heb ik al heel wat uitgelegd: hoe je je inschrijft als zelfstandige, hoe je klanten kunt zoeken en waar je op moet letten als je een klant vindt. Nu is het hoog tijd om ook eens te praten over facturen.
Een factuur is een wettelijk document dat de basis vormt van jouw boekhouding. Het is zo belangrijk dat er in de wet enkele voorwaarden zijn vastgelegd. Voldoet je factuur niet perfect aan deze voorwaarden, dan hoeft een klant in theorie niet te betalen. Hij kan je factuur simpelweg als ‘ongeldig’ beschouwen.
Dat willen we natuurlijk vermijden en dus geef ik maar al te graag een overzicht van waar je rekening mee moet houden. Maar eerst, een voorbeeld van hoe mijn factuur eruitziet:
We beginnen bovenaan.
Het woord ‘factuur’
Het is belangrijk dat je steeds de aard van je boekhoudkundig document aangeeft. In dit geval gaat het om een factuur en moet je dat woord ergens vermelden. Als je een offerte opstelt, schrijf je bovenaan ‘offerte’.
De gegevens van de vertaler
Op elke factuur moet je steeds je professionele gegevens vermelden:
- Naam en adres van de maatschappelijke zetel
- Bankrekeningnummer
- Btw-nummer
Je contactgegevens en bedrijfslogo zijn optioneel, maar zeker aan te raden. Als je een vennootschap hebt, moet je ook de afkorting ‘RPR’ (= rechtspersonenregister) vermelden, gevolgd door de zetel van de rechtbank die bevoegd is voor je vennootschap. Bijvoorbeeld: RPR Gent.
De gegevens van de klant
Van de klant vermeld je ook:
- Naam en adres van de maatschappelijke zetel
- Btw-nummer
Wie wil, kan daar ook opnieuw enkele contactgegevens toevoegen.
Factuurnummer
Elke factuur heeft een volgnummer. Dat volgnummer moet steeds chronologisch lopen en mag dus geen gaten vertonen. Je mag bijvoorbeeld niet van 2018-008 naar 2018-010 springen.
Een volgnummer mag er in theorie uitzien zoals je wil. Je kan kiezen voor een doorlopend nummer: van 1 tot 9999 en zelfs verder. Je kunt ook een combinatie van een letter met een cijfer gebruiken: F1 (factuur 1) tot F9999. Of je kunt een nummer combineren met een jaartal: 2018/001. Elk jaar verander je dan het jaartal natuurlijk en begint je nummering opnieuw: 2019/001, 2019/002, … 2020/001, 2020/002, … Ik gebruik deze laatste manier.
Factuurdata
Op je factuur moet je steeds vermelden wanneer de factuur opgesteld is. Optioneel kun je er ook nog de vervaldatum aan toevoegen, zoals ik dat doe. Dat is de datum waarop de factuur betaald moet zijn.
Beschrijving van de dienst
Opdat een factuur onbetwistbaar betrekking heeft op een specifieke dienst, moet je die dienst heel nauwkeurig omschrijven. Afhankelijk van de klant, kun je de volgende details in jouw beschrijving opnemen:
- Het PO-nummer: als je met vertaalbureaus werkt, zul je vaak een PO (‘purchase order’) ontvangen met daarop een referentienummer. Neem dat zeker over op jouw factuur;
- De naam van het project: veel bureaus vermelden een specifieke naam voor het project in hun PO. Als dat niet het geval is, kun je gewoon de naam van het bronbestand gebruiken;
- De talencombinatie;
- De aard van de opdracht: vertaling, transcriptie, revisie …;
- De PM: ik heb één klant die steeds vraagt om ook de PM van dat specifieke project op de factuur te vermelden;
- Het aantal woorden of het aantal uren dat je eraan gewerkt hebt.
Daarnaast is het ook verplicht om de leveringsdatum van de dienst (of deadline in mijn geval) te vermelden.
De prijs
Logischerwijze vermeld je onder aan jouw factuur de totaalprijs die de klant moet betalen. Maar dat alleen is niet voldoende. Je moet eigenlijk 3 verschillende prijzen op jouw factuur vermelden:
- De prijs exclusief btw
- De verschuldigde btw
- De totaalprijs inclusief btw
Als je vrijgesteld bent van btw, reken je geen btw aan. Dan vermeld je in het vakje ‘btw’ gewoon 0% en als bedrag € 0,00. Bovendien vermeld je de woorden ‘vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 56bis van W.BTW‘. Ben je wel btw-plichtig, dan reken je als vertaler 21% btw aan.
Een belangrijke uitzondering is als je naar het buitenland factureert. Dan hoef je nooit btw op je factuur te vermelden. Wel moet je een aantal andere dingen vermelden, op voorwaarde dat je btw-plichtig bent (iemand die vrijgesteld is moet nooit btw vermelden):
- Binnen de Europese Unie: als je factureert naar een ander EU-land, vermeld je op je factuur de woorden ‘btw verlegd‘ of ‘vrijgesteld van btw overeenkomstig art. 39bis W. BTW. – intracommunautaure levering‘. Dat betekent dat de klant je geen btw moet betalen. Dat betekent echter niet dat hij ervan vrijgesteld is: elk kwartaal moet de klant een btw-aangifte indienen bij zijn overheid. Daarin geeft hij aan hoeveel btw van buitenlandse leveranciers verlegd is en moet hij alsnog 21% btw betalen.
- Buiten de Europese Unie: als je aan een klant in Amerika, Azië, Afrika of Oceanië factureert, moet je opnieuw geen btw aanrekenen, maar vermeld je wel deze formule: ‘Vrijgesteld van btw, overeenkomstig art. 39 W.BTW – uitvoer‘. De klant zal dan opnieuw in eigen land zijn verschuldigde btw moeten aangeven.
Algemene voorwaarden en AVG
Ten slotte kun je onderaan nog enkele voorwaarden vermelden, zoals de betaaltermijn (30 dagen, 60 dagen of 90 dagen), en kun je verwijzen naar jouw algemene voorwaarden. Dat is echter niet verplicht. Jouw AV kun je trouwens ook steeds op de volgende pagina meesturen.
Sinds de komst van de AVG is het ook aangeraden om je klanten via je factuur eraan te herinneren dat je hun persoonsgegevens beschermt en hun privacy respecteert.
De taal van je factuur
Om af te sluiten, wil ik het kort ook even hebben over de taal van je factuur. Officieel zijn enkel die facturen geldig die in de taal van jouw land opgesteld zijn. In het geval van België gaat het om de taal van je gewest.
Dat wil dus zeggen dat een factuur steeds in het Nederlands moet als je in Vlaanderen of Nederland woont, ook als je aan een Frans- of Engelstalige klant factureert. Een factuur in het Frans of Engels wordt namelijk niet aanvaard door de wet.
Merk wel op dat de wet het hier heeft over de originele factuur: die moet steeds in jouw landstaal. Je mag natuurlijk wel altijd een vertaling meesturen op de tweede pagina. Je mag ook een twee- of drietalige factuur doorsturen. Dan schrijf je in plaats van ‘factuur’ bijvoorbeeld ‘factuur/invoice’.
Nu, dit is theorie. Wettelijk mag een buitenlandse klant jouw factuur weigeren als die niet in het Nederlands is, maar dat is nog maar zelden gebeurd. En zelfs als het gebeurt, lijkt de rechtbank begrip te tonen voor het concept ‘klantvriendelijkheid’: je past de factuur aan jouw klant aan.
Zelf stel ik mijn factuur tweetalig op. Als ik hierover spreek met collega’s, merk ik dat de helft de factuur in de taal van de klant doorstuurt (zonder vertaling) en dat de andere helft een twee- of drietalige factuur verstuurt.
Het is dus aan jou om uit te maken wat je het makkelijkst vindt.