Je studeert nog, bent net afgestudeerd of je werkt al enkele jaren als werknemer en je wilt nu aan de slag als zelfstandige (of voor studenten: als student-ondernemer). Je hebt je idee helemaal uitgewerkt, bent op de hoogte van de vertaalmarkt en hebt al wat connecties gelegd. Maar wat dan? Hoe start je die eenmanszaak nu precies op?
Deze procedure geldt ook voor student-ondernemers. Zij moeten zich namelijk ook inschrijven bij een ondernemersloket, de KBO en een sociaal verzekeringsfonds.
Alle info in deze blog is gebaseerd op mijn eigen ervaring. Ik kan niet beloven dat ik geen enkele stap over het hoofd zie. Informeer je dus goed op voorhand bij het ondernemersloket en je eigen boekhouder.
Een zakelijke bankrekening openen
Voor je je kunt inschrijven als zelfstandige, moet je eerst naar de bank gaan om een zakelijke bankrekening te openen. Het nummer heb je namelijk nodig bij je inschrijving. Deze eerste stap is niet zo moeilijk: de bank is goed vertrouwd met alle formaliteiten. Je informeert je het best wel op voorhand of je een afspraak moet maken of je gewoon kunt langskomen op een rustig moment (alle papierwerk duurt namelijk wel even).
Voor de zakelijke bankrekening heeft de bank ook je btw-nummer nodig. Dat krijg je natuurlijk pas zodra je bent ingeschreven bij de btw-dienst. Zodra dat gebeurd is, moet je dus nog eens terugkeren naar de bank om de rekeninginformatie te vervolledigen.
Inschrijven bij het ondernemersloket
Het ondernemersloket doet heel wat voor je: ze maken een ondernemingsnummer voor je aan, registreren je zaak in de KBO, sluiten je aan bij het sociaal verzekeringsfonds, vragen je btw-nummer aan en helpen je eventueel met bepaalde vergunningen.
Die diensten rekenen ze echter ook aan, en laat dat nu net een valkuil zijn: veel kun je zelf en dus ook gratis doen (al is het soms wat puzzelen). Een overzicht:
Registreren in de KBO
Als je naar het ondernemersloket gaat, neem je je identiteitskaart mee, je diploma om je beroepskennis aan te tonen en natuurlijk je idee. Je hebt ook je zakelijk bankrekeningnummer op zak en weet misschien ook al hoe je jouw zaakje wilt noemen.
Het loket schrijft je vervolgens in in de KBO en maakt je ondernemingsnummer aan. Dit is het enige wat je niet zélf kunt doen. Kostprijs: € 87 wettelijke tarief, geen btw van toepassing.
Bij de inschrijving vragen ze een duidelijke, volledige omschrijving van jouw activiteit(en). Dat gebeurt via de NACEBEL-codes, bv. code 74.300 Vertalers en tolken. Bekijk deze grondig op voorhand en selecteer alle codes die nu, maar ook op korte en lange termijn voor jou (kunnen) gelden en dat om twee redenen:
- Je mag enkel beroepsactiviteiten uitvoeren die worden omschreven door de codes die jij hebt uitgekozen. Reken je tóch een dienst aan waarvoor je niet geregistreerd staat, is de klant niet verplicht te betalen.
- Voor elke wijziging moet je opnieuw naar het ondernemersloket en € 87 betalen om je dossier te wijzigen.
Je geeft dus het best alles aan dat te maken heeft met taal, copywriten, dienstverlening allerlei aan bedrijven, opleidingen, enz. Alles waar je aan denkt en dat je ooit wilt uitproberen!
Opmerking: het ondernemersloket raadt je aan om voor elke wijziging aan jouw dossier contact met hen op te nemen. Verhuis je, verander je de naam van je bedrijf of heb je een nieuw bankrekeningnummer? Dan passen zij dat graag aan, opnieuw tegen € 87. Je kunt dat echter ook zelf doen (behalve voor meer ingewikkelde gegevens, zoals NACEBEL-codes of als je een vennootschap hebt). Ik heb het zelf nog niet geprobeerd, maar je zou je dossier bij de KBO ook zelf gratis kunnen aanpassen via de online applicatie ‘KBO Private Search‘. Meer info vind je op de website van de overheid.
Inschrijven bij het sociaal verzekeringsfonds
Dat gebeurt normaal op hetzelfde moment als je registratie in de KBO. Geen extra kosten en geen onnodige verplaatsingen dus! De meeste ondernemersloketten zijn namelijk verbonden aan een eigen sociaal verzekeringsfonds. Mocht dat niet het geval zijn, moet je je nog eens apart inschrijven daarvoor.
Tip: de registratie bij de KBO en het sociaal verzekeringsfonds kun je tegenwoordig ook online zelf doen. De wettelijke kostprijs van € 87 blijft wel behouden.
Btw-nummer activeren
Deze stap kun je ofwel zelf doen (eventueel met behulp van een boekhouder) ofwel laten doen door het ondernemersloket (tegen een tarief van € 55 + 21% btw). Je zult moeten aangeven voor welk stelsel je opteert: de gewone regeling, maandelijkse aangiftes, het vrijstellingsregime, het forfaitair stelsel, enz. Op basis van je activiteiten wordt dan bepaald of je al dan niet btw-plichtig bent.
Het btw-nummer komt overeen met je ondernemingsnummer.
Zoals vermeld, kun je het ook zelf gratis activeren. Daarvoor moet je het formulier 604 A invullen dat je bij jouw lokale btw-kantoor kunt ophalen of online downloaden. Dat formulier stuur je vervolgens per post op naar jouw btw-kantoor of geef je persoonlijk af.
Vergunningen aanvragen
Ten slotte geeft het ondernemersloket je de kans om via hen enkele vergunningen aan te vragen. Als vertaler moeten we echter geen verplichte vergunningen aanvragen (in tegenstelling tot dokters en advocaten, bijvoorbeeld). Hebben wij geluk!
Helemaal klaar om te starten
Ziezo, dat is alles om op papier op te starten als zelfstandige. Vanaf nu mag je je eerste klanten aanvaarden. Veel succes met je vertaalactiviteiten!