Ik heb de eerste vier jaar van mijn carrière als freelancevertaler bijna uitsluitend samengewerkt met vertaalbureaus. Dat ging steeds heel goed en ook vandaag werk ik nog steeds graag met bureaus. Maar ik kan niet ontkennen dat ze de manier waarop ik over de vertaalindustrie denk sterk hebben beïnvloed. Ze hebben me gewoontes en denkpatronen aangeleerd die niet gelden voor rechtstreekse klanten. In dit artikel som ik er zeven op.
1. Je hoeft niet altijd binnen het half uur te reageren
In mijn eerste jaren leerde ik al snel dat ik vlug moest antwoorden. Het liefste binnen het uur en als het kon, zelfs binnen het half uur. Anders bestond de kans dat de opdracht naar iemand anders ging. Er zijn zelfs bureaus die aanvragen naar verschillende vertalers tegelijkertijd sturen. Dan gaat de opdracht niet naar de beste kandidaat, maar naar degene die het snelste antwoordt.
Toen ik voor het eerst benaderd werd door een rechtstreekse klant, dacht ik dus meteen: “oei, ik moet zo snel mogelijk antwoorden, anders is de klant niet blij”. Ik stuurde meteen een offerte en … hoorde pas de volgende dag opnieuw van de klant.
En zo ging het keer op keer: er zijn een paar rechtstreekse klanten die onmiddellijk antwoorden, maar de meeste laten uren en soms dagen of weken op zich wachten.
Het heeft even geduurd voor ik het begreep, maar rechtstreekse klanten verwachten niet van een vertaler dat die onmiddellijk antwoordt. Integendeel, ze hebben liever dat je de tijd neemt om hun vraag te bestuderen, dan dat je een onmogelijk voorstel doet.
Daarnaast kan het soms dagen of zelfs weken duren eer een offerte goedgekeurd wordt, zeker als je nog niet eerder met de klant samengewerkt hebt. Meestal vergelijken ze verschillende offertes en wachten ze op goedkeuring van hun baas of de financiële dienst. En dat kan even duren.
Haast je dus niet. Antwoord op een moment dat je tijd hebt en rustig bent. Bestudeer de vraag van de klant grondig en hou er rekening mee dat het soms even kan duren alvorens je antwoord hebt. Ga dus nog niet meteen tijd in je agenda vrijhouden.
2. Je bent niet te duur
Vertaalbureaus vragen meestal om je ‘beste’ prijs. Ze vragen allerhande kortingen en toveren met herhalingen, matches en machinevertalingen om je prijs te doen zakken. Bij mij heeft dat ervoor gezorgd dat ik dacht dat vertaalbureaus niet zo bitter hoge prijzen vroegen aan klanten. Ondertussen weet ik beter.
Ik heb het gevoel dat veel kleine bureaus inderdaad niet veel vragen. Er is niet veel verschil tussen het tarief dat ze aan hun vertalers betalen en het tarief dat ze factureren aan hun klanten. Als hun marge 20 à 30 % is, is het al veel. Als ik er een tarief op moet plakken, zou ik zeggen dat de meeste rond de 20 cent per woord vragen voor vertaling + revisie.
Bij grote bureaus is dat verschil veel groter. Ik heb persoonlijk de indruk dat hun marge 40 à 50 % bedraagt. Als ik er een tarief op moet plakken, denk ik dat ze minstens (!) 25 cent per woord vragen. Jazeker, je leest het goed!
Ik heb de voorbije jaren verschillende offertes gezien van notoire bottomfeeders – bureaus die erom bekend staan hun vertalers niet veel te betalen. En wat viel me vaak op? Hun eindklanten betaalden véél. Héél veel. Er zijn er ook die heel weinig vragen, maar de meesten factureren meer dan je zou denken.
Nu, ik besteed zelf af en toe vertalingen uit en ik begrijp eerlijk gezegd waarom sommige marges 40 à 50 % bedragen. Er kruipt heel veel tijd in een offerte, in de opvolging van een heel team en in het opstellen van briefings en stijlgidsen. Software voor projectmanagement en online CAT-tools zijn heel duur en bureaus met personeel huren ook vaak kantoorgebouwen. Met 20 % en zelfs 30 % marge dek je onmogelijk al je kosten.
Maar, wat ik duidelijk wil maken, is dat je niet bang hoeft te zijn om een mooi bedrag voor je diensten te vragen. Je mag gerust je tarief voor vertaalbureaus verdubbelen. Je zult in realiteit niet veel duurder zijn dan de andere bureaus. Nu, er zullen altijd klanten zijn die je te duur vinden, maar je zult er genoeg vinden die wel meegaan met je tarief.
3. Vragen stellen is oké
In het begin van mijn carrière deed ik heel veel moeite om vragen te stellen. Om vervolgens geen antwoord te krijgen of te vernemen dat het bureau mijn vragen nooit heeft doorgegeven aan de klant.
Nochtans merk ik dat rechtstreekse klanten het op prijs stellen dat je feedback geeft, zowel over de vertaling als over de brontekst (bv. tikfouten). Ik ga wel eerlijk zijn: niet elke klant zal antwoorden. Soms zeggen ze dat ze de volgende dag gaan antwoorden, maar verliezen ze je mailtje uit het oog. Dat gebeurt. Maar de meesten vinden het echt fijn dat je proactief meedenkt.
Dit is een goede manier om je te onderscheiden van vertaalbureaus!
4. Samenwerken wordt gewaardeerd
Dit heb ik op de harde manier moeten leren. Als je met een vertaalbureau werkt, is alles heel geheimzinnig. De vertaler en revisor kennen elkaars naam niet en je mag nooit van je leven contact opnemen met de klant.
Bij mijn eerste rechtstreekse klanten was ik dus even geheimzinnig. Ik vertelde mijn team niet wie de klant was en ik liet niemand met elkaar communiceren. Sommige klanten wisten zelfs niet dat ik met een team werkte!
Op een gegeven moment vond ik dat zo onproductief, dat ik gewoon open ben beginnen communiceren met iedereen. En wat blijkt? Dat werkt zo fijn! Ik breng vertalers en revisoren met elkaar in contact. Voor grote projecten creëer ik een Spreadsheets waarin iedereen vragen kan stellen en de klant onmiddellijk kan reageren. En als ik afwezig ben, laat ik mijn klanten weten wie in mijn team ze mogen contacteren.
Klanten vinden het niet meer dan normaal dat je met een team werkt en vinden het zelfs gemakkelijk dat iedereen met elkaar kan communiceren.
5. Niet iedereen kijkt naar je specialisatie of ervaring
Hoe meer ervaring je hebt, hoe groter de kans dat je werk krijgt van een bureau. Dat is niet meer dan normaal in een context waar je het opneemt tegen honderden andere vertalers. Je moet je onderscheiden en ervaring is een duidelijk criterium.
Rechtstreekse klanten zijn daar niet zo mee bezig. Zij zijn vaak al blij dat ze überhaupt iemand in hun netwerk hebben die vertaler is. Welke talen je dan doet of waar je op focust, maakt minder uit.
Dat is ook een van de redenen dat vertaalbureaus zo populair zijn: de klant kan erop rekenen dat de tekst bij de juiste persoon terechtkomt.
Een uitzondering zijn grote, internationale bedrijven die veel ervaring hebben met vertalingen en vaak ook een eigen lokalisatie-afdeling hebben. Denk aan Canva, Nintendo, Duolingo, Indeed, Apple enz. Die zijn vaak zo groot dat ze zelf optreden als vertaalbureau en het hele proces intern organiseren. Zij gaan op zoek naar specialisten en hebben heel strikte eisen voor hun team. Het zijn vaak deze klanten die stijlgidsen hebben van 50+ pagina’s en die verwachten dat je een onboarding van 10 uur doet.
6. Je hoeft geen korting te geven voor matches
Je hebt amper drie mails met een vertaalbureau uitgewisseld en je krijgt al de vraag of je korting geeft voor matches. Dat zat er zo ingedramd bij mij dat ik standaard ook korting gaf aan rechtstreekse klanten. Om vervolgens de vraag te krijgen wat ‘matches’ zijn.
Rechtstreekse klanten weten vaak niet dat wij CAT-tools gebruiken en dat die tools herhaling opsporen. Tenzij ze al langer samenwerken met grote vertaalbureaus, hebben ze nog nooit gehoord van ‘matches’. Ze verwachten dus niet dat je er korting voor geeft.
De keuze is helemaal aan jou!
Ik moet wel eerlijk zijn: als een klant verschillende offertes opvraagt en er veel herhaling in een tekst zit, zal er hierop geconcurreerd worden. Daarom heb ik besloten om korting te geven voor herhalingen en matches boven 95 %. Voor lagere matches geef ik geen korting. Maar dat is dus niet iets dat de klant standaard verwacht.
Tip: op mijn offerte zet ik nooit de berekening, enkel een kortingspercentage. Dat lijkt me het duidelijkste voor de klant. In de mail vermeld ik dan wel dat er herhaling is en dat ik daarom een kleine korting geef.
7. Je mag onderhandelen
Bij vertaalbureaus liggen de deadline, de prijs en de verwachtingen vaak al vast op het moment dat jij de aanvraag krijgt. Het enige dat je kunt zeggen is ‘ja’ als je de opdracht aanvaardt, of ‘nee’ als je weigert. Veel ruimte voor onderhandeling of discussie is er niet.
Bij mijn eerste rechtstreekse klanten durfde ik dus nauwelijks tegenwicht geven. Ik vroeg de deadline en deed het werk met de (soms beperkte) middelen die ik had. Wat heb ik mezelf het leven toen lastig gemaakt!
Veel bedrijven hebben geen kennis van vertalen en verwachten dat jij optreedt als specialist. Dat jij zegt hoe iets moet gebeuren.
Wees dus niet bang om te onderhandelen over de deadline, maar ook over de prijs, het formaat van de documenten (als je een pdf krijgt, kun je vragen om een Word-bestand), de volumes, de betaaltermijn etc.
Alles is bespreekbaar! Enkele voorbeelden:
- Een klant stuurt je altijd heel kleine tekstjes, meerdere keren per week. Je vindt dat vrij irritant, omdat je veel tijd verliest. Je kunt voorstellen dat de klant alles bundelt en op een vaste dag doorstuurt. Of dat hij/zij alles in een Google Drive-map zet, die jij dan twee keer per week opent.
- De deadline is te kort voor jou. Vraag eerst en vooral of een langere deadline mogelijk is. Als dat niet mogelijk is, kun je drie dingen doen:
- Je kunt je klant vragen welke stukken prioritair zijn. De niet-prioritaire stukken kun je misschien iets later leveren.
- Je kunt spelen met tarieven: je stelt verschillende deadlines voor. De kortste deadline heeft het hoogste tarief, de ruimste deadline het laagste. Wedden dat de opdracht plots niet meer zo dringend is?
- Je kunt voorstellen dat je deze tekst binnen de deadline levert en vragen of de klant samen met jou eens wil nadenken over manieren om het proces te optimaliseren, zodat korte deadlines in de toekomst vermeden kunnen worden (wat goed is voor iedereen).
- Je klant stuurt de teksten altijd in Excel door, maar jij haat dat formaat. Je kunt aan de klant vragen wat het originele formaat is. Misschien is het wel een formaat waar jij beter mee kunt omspringen?
Klanten zullen niet altijd ‘ja’ zeggen. Soms zijn de eisen wat ze zijn. Maar meestal zit er wel wat rek op. Het belangrijkste is vooral dat je dingen in vraag durft te stellen.