Als zelfstandig vertaler zul je snel merken dat het niet altijd eenvoudig is om een zakelijke bankrekening te beheren. Soms heb je meer kosten dan je verdient en dan moet je voldoende geld hebben op je rekening. Of je werkt samen met een andere vertaler en je wilt die graag betalen, maar je klant heeft het bedrag nog niet overgeschreven.
In dit artikel overloop ik enkele problemen die ik zelf ervaar en vertel ik je wat ik doe. Zo heb jij (hopelijk) een gezonde bankrekening en hoef je je geen zorgen te maken als je klanten wat later betalen.
Disclaimer: geld is een heel persoonlijk iets. Iedereen beheert zijn of haar inkomen op een andere manier en dus kan ik je niet zeggen wat je wel of niet moet doen. Ik kan enkel praten over mijn eigen ervaring en vertellen wat ik doe. Het kan ook dat de regels in jouw land anders zijn. Aarzel dus niet om een eigen aanpak te ontwikkelen.
Toen ik net startte
Ik weet nog heel goed hoe ik naar geld keek toen ik net startte. Elke factuur die ik uitstuurde was een waar plezier en vol ongeduld wachtte ik tot die eerste euro’s verschenen op mijn rekening.
Ik heb een hele poos volledig alleen gewerkt. Ik besteedde niets uit en werkte uitsluitend met vertaalbureaus. Op wat software na, had ik nauwelijks kosten. Ik was vrijgesteld van btw, dus ik hoefde geen btw door te storten aan de overheid. Bovendien is het in België zo dat je het voorschot op je sociale bijdragen de eerste drie jaar bewust laag kunt houden, zodat je de grootste brok pas hoeft te betalen wanneer je al goed gesetteld bent.
Op dit punt in mijn carrière dacht ik dus amper na over geld. Ik zag wel wat er binnenkwam en de helft schreef ik dan over naar mijn persoonlijke rekening, als loon. De andere helft liet ik staan op mijn zakelijke rekening om de sociale bijdragen en belastingen te betalen. En dat werkte prima!
Toen ik groeide
Na een tweetal jaar begon ik te groeien en was het tijd om mijn btw-vrijstelling op te zeggen. Voortaan moest ik 21% btw aan mijn facturen toevoegen en de btw-inkomsten elke drie maanden aan de overheid doorstorten.
Ik begon ook meer te investeren en vooral … uit te besteden! Ik had een paar rechtstreekse klanten en werkte dus samen met andere vertalers die tijdig betaald moesten worden.
Een derde puntje dat veranderde, was de sociale bijdrage. Ik verdiende steeds meer en dus werd het ook tijd om mijn voorschot te verhogen.
Sinds 2021 betaal ik ten slotte een voorschot op mijn belastingen. In België is het fiscaal het interessantst als je dat voorschot in het eerste kwartaal betaalt, waardoor ik in maart vaak al meer uitgaven heb dan inkomsten.
Welke problemen merk ik op bij mijn bankrekening?
Het is niet meer dan normaal dat je als zelfstandig vertaler kosten maakt. Je wilt al eens investeren in je zaak, hebt uiteraard recht op een loon en wanneer nodig werk je samen met andere vertalers. Je moet ook belastingen en sociale bijdragen betalen. Woon je in een ander land dan België, dan heb je misschien nog andere plichten. Dat is normaal en dat hoeft geen probleem te zijn.
Alleen merk ik dat klanten niet altijd op tijd betalen. En ook ons loon schommelt al eens. En … de wet zit niet altijd mee. Dan moet je creatief zijn. Hieronder som ik enkele problemen op waarop ik zelf bots.
Btw en sociale bijdragen betalen
In België moet je je btw en sociale bijdragen verplicht betalen aan het einde van elk kwartaal.
Een voorbeeld: voor januari, februari en maart, moet ik begin april alle gefactureerde btw en mijn sociale bijdragen betalen. Dat is vaak een zeer groot bedrag (ik betaal vaak meer dan € 3000 voor beide).
Alleen heb ik op dat moment nog maar net de facturen voor maart uitgestuurd. Die zijn nog niet betaald. En ook voor januari en februari gebeurt het dat ik nog met een paar openstaande facturen zit. Ik moet dus voorschieten.
Mijn loon betalen
Toen ik net startte, was mijn loon de helft van wat er in een bepaalde maand binnenkwam op mijn rekening. Maar sinds ik samenwoon met mijn partner, vind ik het lastig om met een afwisselend loon te werken. Je bent natuurlijk zeker dat je nooit meer neemt dan je kunt betalen, maar als je de ene maand € 1000 overschrijft en de andere maand € 3000 is dat ook maar vervelend.
Ik heb dus al vrij snel besloten om mezelf elke maand een vast bedrag uit te keren. Dat bedrag is de helft van mijn gemiddelde inkomen. Verdien ik een maand minder goed, dan moet ik voorschieten, verdien ik meer, dan bouw ik een reservepotje op.
Voorlopig gaat dat heel goed. Ik slaag er vaak in een reservepotje op te bouwen, waardoor ik mindere maanden kan overbruggen en me soms al eens een eindejaarsbonus kan gunnen.
Maar ik moet dus voldoende geld op mijn rekening hebben staan om van een reservepotje te kunnen spreken.
Collega’s betalen
Als ik met verschillende vertalers aan eenzelfde project werk, moet ik die vertalers ook betalen. In de ideale wereld stuur je de klant een factuur en betaalt de klant onmiddellijk, zodat je je collega’s zonder problemen kunt betalen.
Alleen heb ik nog niet vaak die ideale situatie meegemaakt.
Op het moment dat ik deze blog schrijf bijvoorbeeld, zit ik met een ‘probleem’: ik heb net een vertaling gemaakt voor een eindklant. Ik heb daarvoor samengewerkt met een collega. Ik heb de gewoonte om mijn facturen aan het einde van de maand door te sturen, met een betaaltermijn van 30 dagen.
We zijn nu 7 april 2023. Ik stuur de factuur dus op 30 april door en tegen 30 mei ontvang ik hopelijk het geld. De vertaler met wie ik samenwerk, heeft op 6 april al zijn factuur doorgestuurd. De betaaltermijn is 30 dagen, dus ik heb tot 6 mei om hem zijn deel te betalen.
Dat is allemaal correct, uiteraard, maar door mijn manier van werken, zal ik het geld op 6 mei nog niet hebben. Ik zal de vertaler dus met mijn eigen reserves betalen.
Facturen betalen
Je zult ongetwijfeld een aantal vaste kosten hebben, zoals een abonnement voor je CAT-tool en projectmanagementtools. Of misschien wil je investeren in een website of een nieuwe bureau.
Het is normaal dat je kosten hebt, maar soms komen die al eens ongelegen. Bijvoorbeeld als je net heel diep in je reserves hebt moeten tasten voor je btw en sociale bijdragen. Of wanneer het even heel rustig is qua werk. Dan kan een factuur niet zo fijn zijn.
Belastingen
Tegen december zorg ik er altijd voor dat ik voldoende geld heb om mijn belastingen te betalen. Maar in België heb je ook de mogelijkheid om een voorschot te betalen. Dat levert je dan een klein belastingvoordeel op. Dat voordeel is het grootst als je een voorschot betaalt in het eerste kwartaal en wordt kleiner in de andere kwartalen.
Ik betaal in maart (want de deadline is, samen met de btw en sociale bijdragen begin april) dus altijd een stevig voorschot. Een paar duizend euro’s. Alleen … heb ik zeker nog niet zoveel verdiend in januari, februari en maart en moet ik ook nog een paar duizend euro aan btw en sociale bijdragen betalen. Ik spreek dus opnieuw mijn reserves aan.
Mijn tips voor een gezonde bankrekening
De boodschap is wel duidelijk ondertussen: door allerlei omstandigheden moet je vaak geld voorschieten. Wanneer je klanten je facturen betalen, krijg je dat geld allemaal terug, maar tot dan moet je een reservepotje hebben om kostelijke periodes te overbruggen. Zo hou ik mijn rekening gezond:
1. Zorg voor voldoende reserves
Toen ik net startte, had ik al die kosten nog niet en moest ik dus maar zelden in mijn reservepotje putten. De helft van wat ik verdiende, betaalde ik aan mezelf uit als loon, de andere helft liet ik staan. Al het geld dat ik na belastingen nog over had, liet ik staan op mijn rekening. Zo bouwde ik langzaamaan wat reserves op. Ondertussen begin ik elk nieuw jaar met € 5000 reserve.
Nu ik groei, besef ik bovendien dat mijn kosten alleen maar zullen toenemen. Het is dus mijn intentie om dat reservepotje elk jaar een beetje groter te maken.
2. Betaal een voorschot op je belastingen, maar niet te veel
Vanaf je vierde jaar als ondernemer ben je in België verplicht een voorschot op je belastingen te betalen. Dat levert dan een belastingvoordeel op, maar voor wat ik verdien, gaat het maar om een honderdtal euro.
In 2021 heb ik 1/3 van mijn geschatte belastingen vooraf betaald, maar het verschil was maar iets van een € 150. Had ik alles vooraf betaald, dan moest ik dus ongeveer € 150 belastingen minder betalen. En in ruil kreeg ik heel wat kopzorgen. Persoonlijk betaal ik dus liever niet alles vooraf, zodat ik het geld wat langer kan bijhouden op mijn rekening.
Want stel dat je in 2021 € 10.000 aan belastingen moet betalen. Door de Belgische wetgeving, zul je dat bedrag waarschijnlijk pas eind 2022 – begin 2023 moeten betalen. Als je dat geld nog tot eind 2022 kunt vasthouden, dan is je reservepotje plots niet gewoon € 5000, maar € 15.000. En dan kun je al wat meer gaan voorschieten.
Nu, dat is iets dat ik doe. Mijn boekhouder heeft me al verteld dat ik echt moet evolueren naar een model waarbij ik alles voorafbetaal. Dus momenteel verhoog ik elk jaar mijn persoonlijke reserve en mijn voorschot.
Een voorbeeld: stel dat mijn persoonlijke reserve nu € 5000 is.
- Mijn persoonlijke reserve verhoog ik elk jaar: € 5000, € 7000, € 9000 … Tot ik aan € 15.000 zit.
- Mijn voorafbetaling verhoog ik elk jaar: € 0, € 2000, € 4000 … tot ik ongeveer alles voorafbetaal.
- De belastingen die ik achteraf moet betalen, verlagen elk jaar: € 10.000, € 8.000, € 6.000 … tot ik op nul zit.
- Mijn totale reserve blijft op € 15.000.
3. Factureer sneller
De beste oplossing voor een gezonde bankrekening is natuurlijk sneller factureren. Hoe sneller je factureert en hoe korter je betaaltermijn is (bv. 14 dagen in plaats van 30 dagen), hoe minder vaak je zelf geld zult moeten voorschieten.
Nog beter: vraag een voorschot. Zeker als je met collega’s samenwerkt of als een project een paar duizend euro bedraagt, is het aangeraden om een voorschot te vragen. Zo kun je al zeker je collega’s, btw en sociale bijdragen betalen.
4. Maak goede afspraken
Als je met een vertaalbureau werkt, informeer je goed over de betaaltermijn. Is die 30 dagen, 45, 60 of zelfs meer? Idealiter werk je met bureaus die je binnen 30 dagen betalen, maar zelf heb ik dus ook klanten die pas na 45 dagen of 60 dagen betalen. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar wees je er dan wel van bewust dat je geld zult moeten voorschieten. Wees ook niet bang om die betaaltermijn te onderhandelen.
Werk je samen met collega’s en sturen zij je een factuur met een wel heel korte betaaltermijn? Of zit je met een klant die weigert te betalen? Het is niet omdat een klant laat betaalt, dat je je team ook later mag betalen. Als een vertaler je een factuur stuurt, moet je je aan de betaalvoorwaarden op die factuur houden. Ja, ook als er staat dat je een factuur binnen een week of 14 dagen moet betalen. Dat heb ik ook al meegemaakt.
Wat je wel kunt doen, is open communiceren. Heb je betaalproblemen, praat dan met je collega’s en vraag of ze het erg vinden dat je iets later betaalt. Misschien kunnen ze begrip opbrengen? Ik heb het al gehad dat een collega mij had ingeschakeld voor een opdracht en mijn factuur na 30 dagen niet betaald had, zonder iets te laten weten. Ik vond dat helemaal niet fijn. Toen ik een mail stuurde, reageerde de vertaler dat ze pas betaalt als de eindklant betaalt. Als ze me dat op voorhand had verteld, had ik waarschijnlijk begrip kunnen opbrengen, maar door hier niet over te communiceren, voelde ik me een beetje beledigd. Omgekeerd, een andere vertaler vertelde me eerlijk dat ze het bedrag niet kon voorschieten en ik stemde ermee in om de betaaltermijn met een maand te verlengen.
5. Hou een overzicht bij van je bankverrichtingen
Iets wat voor mij een wereld van verschil maakt, is een overzicht van mijn bankverrichtingen. En vooral van mijn toekomstige verrichtingen. Wat bedoel ik daarmee?
Wel, ik heb een Excel-bestand gemaakt waarin ik op elk moment zie hoeveel er vandaag op mijn rekening staat en hoeveel er op mijn rekening zal staan zodra alle facturen betaald zijn.
Dat is zo geruststellend! Ik zie dus steeds hoeveel ik mag verwachten op mijn rekening en dat is fantastisch. Want ook als ik serieus moet voorschieten, bijvoorbeeld door de btw en sociale bijdragen, weet ik dat ik nog steeds genoeg geld heb.
Dat Excel-bestand ziet er zo uit:
Alles in dit voorbeeld is uiteraard fictief. In het groen zie je alle inkomsten, in het rood alle uitgaven en in het geel het loon. Helemaal rechts zie je dat ik op 1 januari begonnen ben met een reservepotje van € 15.000 (een deel eigen inbreng, een deel belastingen die ik later nog zal moeten betalen). Ik kan op elk moment zien hoeveel ik mag verwachten, hoeveel er werkelijk op mijn rekening staat en hoeveel facturen er nog moeten worden betaald.
Wat doe ik nu? Elke maand noteer ik in de kolom “te verwachten inkomsten” wat ik die maand gefactureerd heb. Dat is het bedrag inclusief btw. Al die bedragen samen gebruik ik om te zien hoeveel ik mag verwachten op mijn rekening.
Zodra een factuur betaald is, versleep ik het bedrag naar de kolom “ontvangen inkomsten”. In de kolommen “btw aangifte”, “uitgaven”, “sociale bijdragen” en “loon” noteer ik alles dat er van mijn rekening gaat, per categorie. Al die kolommen tel ik samen om te zien hoeveel er werkelijk op mijn rekening staat.
En zo kan ik dus altijd zien of ik er wel kom met al mijn uitgaven.
Conclusie
In dit artikel heb ik je uitgelegd welke problemen ik tegenkom bij mijn zakelijke bankrekening en hoe ik ervoor zorg dat ik toch vlot elke factuur kan betalen. Dit is natuurlijk wat ik doe en het kan zijn dat andere vertalers een compleet andere aanpak hebben. Experimenteer dus een beetje. Kijk wat er werkt voor jou en pas dat toe. Ik wens je veel succes!