Als je een vertaler contacteert voor een offerte, is de kans groot dat je niet meteen een prijsvoorstel krijgt, maar wel een mail of een telefoontje vol vragen: wat is de deadline, hoe lang is de tekst, wat moet er gebeuren met afbeeldingen …
Het is een ongeschreven regel in onze industrie dat offertes op maat worden gemaakt. Dat is meteen ook de reden dat zo weinig vertalers en vertaalbureaus prijzen op hun website vermelden. Bovendien kunnen we pas kwaliteit leveren als we de nodige context hebben. Daarom organiseren we bijna altijd een briefingmoment voor we beloftes maken.
Wil je je vertaling slim aanpakken? Dan kun je zélf al een briefing voorzien. Zo verlies je geen tijd met heen-en-weergemail en is de kans groot dat je meteen een voorstel ontvangt.
In dit artikel vertel ik je wat vertalers typisch willen weten, zodat je project al vanaf de eerste mail vlot verloopt.
6 dingen om aan je briefing toe te voegen
1. De volledige tekst
Vertalers baseren hun offerte voor het grootste deel op de aard van de tekst: de lengte, het formaat, de moeilijkheidsgraad enz. Zo vraag ik voor een pdf-bestand met veel lay-out bijvoorbeeld meer dan voor een simpel Word-bestand. Ook een gespecialiseerde tekst zal meer kosten dan een document over een algemeen onderwerp.
Een vertaler is ook maar gespecialiseerd in een handjevol onderwerpen. Bij Artois Translations vertalen we bijvoorbeeld geen specialistische medische teksten. Ik kijk de tekst dus graag in om te zien of die wel tot onze specialisaties behoort.
Door de volledige tekst al in je eerste mail mee te sturen, kan de vertaler meteen beoordelen wat mogelijk en nodig is.
2. De deadline, eventueel met prioriteiten
Het is altijd fijn als klanten geen deadline opleggen. In dat geval kan ik zelf aangeven wat lukt, is er meer ruimte voor onderzoek en is de dienstverlening doorgaans kwalitatiever.
Maar soms antwoorden klanten dan: “Oei, de deadline die je voorstelt is wat te laat. We hebben de tekst eigenlijk al tegen XX nodig.”
Als je op voorhand al weet dat de vertaling een zekere urgentie heeft, vermeld je dat het beste al in je briefing. Zo vermijd je niet alleen extra mailverkeer, maar kan de vertaler ook meteen kijken wat mogelijk is en onmiddellijk ruimte in de planning vrijhouden. Een win-win dus voor iedereen!
Het is ook altijd fijn als je prioriteiten kunt leggen. Moeten er meerdere documenten vertaald worden? Geef dan aan welke het dringendst zijn en welke wat langer kunnen wachten. Zeker bij korte deadlines helpt dat.
3. Je verwachtingen
De meeste vertalers bieden verschillende diensten aan: menselijke vertaling, machinevertaling, vertaling met redactie door een tweede vertaler, SEO-vertaling, transcreatie, lokalisatie enz. Geef duidelijk aan wat je nodig hebt in je briefing.
Tip: Gebruik het zakwoordenboekje van de vertaler om wijs te worden uit alle terminologie.
Met alle ontwikkelingen op het vlak van AI en vertaling, is het ook interessant om te beschrijven welke kwaliteit je verwacht. Bij Artois Translations bieden we bijvoorbeeld drie kwaliteitsniveaus aan: vertaling, vertaling met controle door een tweede vertaler, vertaling met controle door een tweede vertaling én controle van jouw tekst. Elke niveau gaat iets verder en kost iets meer. Daarnaast helpen we ook klanten die AI-vertalingen willen laten nalezen.
Hoe beter je hierover communiceert, hoe groter de kans wordt dat een offerte aan je verwachtingen voldoet.
4. De context
Vertalers weten graag voor wie ze schrijven en met welk doel. Het is dus een pluspunt als je briefing informatie bevat over:
- Het doelpubliek: wie wil je bereiken met je tekst?
- Het formaat: gaat het om een persbericht of een blog? Een advertentie of een paper in een gereputeerd onderzoeksblad?
- De taal en regio: in welke talen heb je een vertaling nodig? Voor welke landen of regio’s? (geef bijvoorbeeld aan of je Frans voor Frankrijk, België of Zwitserland nodig hebt)
- Het doel: wil je je doelpubliek informeren? Hoop je mensen te overtuigen? Wil je je verkoopcijfers omhoog duwen?
Dit lijken details, maar uit ervaring kan ik zeggen dat je een slogan en een advertentie op een andere manier vertaalt (al is het maar omdat je bij een Google Ads-advertentie met strikte richtlijnen moet rekening houden). Ook een tekst voor experts en een tekst voor leken vertaal je op een andere manier. En een persbericht is nog altijd iets formeler dan een blog.
5. Bijzondere verwachtingen
Sommige projecten zijn iets veeleisender dan andere. Je kunt in dat geval bijzondere verwachtingen hebben, bijvoorbeeld:
- Als je een website wilt laten vertalen, heb je graag dat we rekening houden met SEO?
- Als je een brochure, website of andere tekst met veel visuele elementen laat vertalen, heb je graag dat we in de finale versie nog eens controleren of alles op de juiste plaats staat?
- Heb je specifieke richtlijnen rond woordgebruik of stijl? Laat het zeker weten. Heb je een stijlgids klaarliggen? Des te beter!
- Gelden er tekenlimieten voor je tekst? Vermeld ook dat zeker! Denk aan Google Ads-advertenties, metabeschrijvingen, titels in brochures met weinig plaats …
- Zijn er afbeeldingen met tekst? Laat dan weten of die ook vertaald moeten worden.
- Wil je dat de vertaler op een speciaal platform werkt?
6. Bronmateriaal
Als je regelmatig samenwerkt met vertalers of copywriters, heb je vast heel wat bronmateriaal liggen: stijlgidsen, woordenlijsten, eerdere vertalingen, teksten waaruit de vertaler terminologie of inspiratie kan halen enz.
Aarzel niet om die te delen als onderdeel van je briefing! Hoe meer informatie, hoe beter.
En meer …
De tekst zelf, de deadline, je verwachtingen en wat er met de tekst zal gebeuren zijn de belangrijkste zaken die een vertaler moet weten om een duidelijke offerte op te stellen.
Maar laat dat je niet tegenhouden om meer te delen in je briefing. Hoe meer informatie vertalers hebben, hoe beter ze weten wat er van hen verwacht wordt en hoe beter ze je kunnen helpen. En jij verliest minder tijd met mails. Handig, niet? Nu is het alleen nog genieten van het bijna automatische proces dat je zo in gang zet …