In de herfst van 2019 kreeg ik mijn allereerste rechtstreekse klanten. Drie om precies te zijn. Elke klant had een ander soort opdracht voor me en daagde me dus op een andere manier uit. In deze blog deel ik graag de lessen die ik hierbij geleerd heb.
Klant 1: een eenmalige, maar grote opdracht
Voor de eerste klant moest ik de volledige website vertalen. Het gaat dus om een grote, maar eenmalige opdracht. Het soort waar je als beginner eigenlijk erg op verkikkerd bent: je kunt trots zijn op het feit dat je je eerste rechtstreekse klant hebt binnengehaald, maar tegelijkertijd moet je je nog niet te veel zorgen maken om projectmanagement. Je moet gewoon afspraken maken, vertalen en facturen. Zij zorgden intern voor de revisie, dus dat was mooi meegenomen.
Een beetje zoals bij een vertaalbureau dus, maar toch ook weer niet. Ik merk dat het luik ‘afspraken maken’ veel intensiever was. Nog voor ik aan de vertaling begon, heb ik een dik uur met de klant zitten skypen. Daarin bespraken we de opdracht en hadden we het ook meteen over de voorkeur van de klant (stijl, u/jij, welke taalvariant enz.). Ik moest de website rechtstreeks in het CRM-systeem vertalen, dus ook daar hebben we even over zitten praten.
Wat heel interessant was aan deze klant, was de tarievenonderhandeling. Ik had vernomen dat een andere vertaler, voor een andere talencombinatie, ‘maar’ € 35 per uur vroeg voor de vertaling van dezelfde website. Dat is een pak minder dan mijn € 50! Ik had dus even schrik dat de klant mijn tarief zou weigeren, maar besloot toch mijn € 50 voor te stellen. En die werd zonder verpinken aanvaard! Huh? Ik was stomverbaasd. Maar heel blij natuurlijk.
Voor wie het zich afvraagt, ik heb deze klant trouwens via een collega gevonden. Het ging om een kennis van een collega, maar die collega had te veel werk en besloot de klant naar mij door te verwijzen. Super lief, toch?!
Klant 2: terugkerende opdrachten
Hier begint het echte werk. Mijn tweede klant heb ik leren kennen op een co-working waar ik een tijdje ging gaan werken. De klant heeft een veelbezochte website waar hij meerdere blogs per maand op plaatst en die blogs moeten natuurlijk ook naar het Nederlands worden vertaald. Een terugkerende opdracht dus.
Het grappige aan deze klant is dat alles heel eenvoudig gestart is: elke maand sturen ze hun teksten door. Ik vertaal ze dan zelf en laat ze reviseren door een collega. Het is al iets complexer dan de eerste klant, want nu moet ik ook zelf een revisor zoeken en er komt ook al wat projectmanagement bij kijken (vertaalgeheugen en termenbank bijhouden, offertes opstellen, elke tekst bespreken met de klant). Maar aangezien ik de vertaling zelf verzorg, lukt dat wel. Er is ook geen deadline, dus ik hoef me niet suf te onderhandelen.
Maar toen kwam de baas met me spreken. Of het niet wat goedkoper kon. Oei! We zijn dan overeengekomen dat de klant de teksten zelf al in het Nederlands schrijft en dat ik ze dan gewoon ‘reviseer’. Met andere woorden, ik maak de vertaling tegen uurtarief, wat toch wel een pak goedkoper uitkomt.
De grootste uitdaging met deze klant is het plannen, merk ik. Doordat het altijd om kleine tekstjes gaat, heb ik de neiging om de vertaling vrij snel te beloven. Maar rechtstreekse klanten zijn natuurlijk iets wispelturiger dan vertaalbureaus.
Toen klant 1 de deadline voor zijn website vervroegde, kwam ik plots tot het besef dat een van mijn vertalingen voor klant 2 niet meer ging lukken! Oh nee … ik besloot de vertaling dus uit handen te geven, zodat ik me volledig op klant 1 kon focussen. Oef, crisis afgewend.
Ik besefte dat ik mijn planning heel goed moet bewaken als ik meer klanten wil aantrekken. Het volstaat niet meer om enkel en alleen te vertalen, maar ik moet ook steeds beschikbaar blijven voor mijn klanten en dus ook snel kunnen reageren op kleine verzoeken, boven op de vertalingen die ik al heb voorzien.
Ondertussen werk ik al een tijdje met deze klant en kan ik met een gerust hart stellen dat ik nauwelijks nog problemen heb met planning. Deze klant is ontzettend begripvol en geeft me met veel plezier meer tijd om een vertaling te maken als mijn agenda te vol zit. Dat is ontzettend fijn en elke maand wacht ik dan ook vol ongeduld de nieuwe blogs van deze klant af.
Klant 3: uitbesteden
Mijn derde klant, ook iemand die ik op de co-working heb leren kennen, heeft heel gespecialiseerde vertalingen nodig, toevallig in een onderwerp waar ik zelf niet in thuis ben. In dit geval moet ik dus uitbesteden en samenwerken met andere vertalers.
Op zich had ik de klant ook meteen kunnen doorverwijzen naar die andere vertalers, maar, zoals ik al vaak heb gezegd, vind ik het belangrijk om te leren kennen wat me ligt en wat niet. En daarom besloot ik me toch eens aan het uitbesteden te wagen, om te zien of het wel mijn ding was.
Mijn ervaring met deze klant was erg gemengd. Ik vond het eerlijk gezegd moeilijk. Niet zozeer omdat ik moet uitbesteden, maar wel omdat ik dácht dat ik hier goed op voorbereid was en ik nu tot de vaststelling kwam dat het helemaal anders gaat dan gedacht.
En met dat besef heb ik het waarschijnlijk nog het moeilijkste. Ik ben erg perfectionistisch en als dingen niet zoals gepland gaan, bezorgt me dat erg veel stress.
Nu, op zich verliep alles wel goed hoor. Ik kwam goed overeen met de klant en ik kon hem heel mooie vertalingen leveren omdat ik kan rekenen op een sterk team, maar het zit hem in de kleine dingen. Kleine dingen die me erg onzeker maken.
Tarieven afspreken bijvoorbeeld: dan denk je dat je een mooi tarief hebt onderhandeld, maar krijg je te horen dat hoger ook gerust mogelijk was. En dan ligt het in mijn aard om mezelf verwijten te maken. Dan denk ik meteen: doeme, ik heb het verkeerd aangepakt. Ook al is dat eigenlijk niet zo! Het was mijn eerste ervaring en die is goed verlopen! Niet perfect, maar dat is normaal.
Of deadlines: de klant wil iets heel dringend, maar de vertaler zijn agenda zit al vol. Maar er is geen enkele andere vertaler die – naar mijn weten – zo goed vertaalt. Oh nee, wat doe ik nu? Dat blijft zelfs zoveel tijd later een heikel punt.
En mijn planning, oh boy! Nu moet ik niet alleen opvolgen wanneer ik zelf de tekst kan leveren, maar ook wanneer de vertaler de tekst levert en wanneer ik de revisie kan doen. Of wanneer een andere vertaler de revisie kan doen. Zo veel levertermijnen! En dat is nog maar voor één klant, en één tekst tegelijk. Ik heb ondervonden dat een goed administratiesysteem hierbij cruciaal is. In het begin volgde ik mijn eigen planning en de planning van mijn team op via Trello. Wat later ben ik overgestapt op lsp.expert omdat ik daarmee niet alleen projectmanagement, maar ook facturatie kan doen.
Ten slotte moet ik ook de discipline kweken om in een bestand elk detail van elke opdracht bij te houden: de klant, de naam van het project, de deadline, het bedrag, het uitbestede bedrag, de vertalers aan wie ik uitbesteed, hoelang ik eraan werk enz. Dit deed ik dus eerst via Trello en later met lsp.expert.
Conclusie
Waar het nu eigenlijk op neerkomt, is dat ik in de herfst van 2019 uit mijn comfortzone aan het treden was en dat leverde natuurlijk heel wat stress op. Ik moest mijn routine grondig aanpassen en was aan het aftasten of projectmanagement iets voor mij was of niet.
Ik ben in elk geval blij dat ik deze eerste ervaring met projectmanagement met zulke leuke klanten kon delen. Het waren keer op keer klanten die wisten dat ik hier nog niet zoveel ervaring mee had en die erg veel geduld toonden. Sinds deze eerste ervaring ben ik voortdurend op zoek naar manieren om doeltreffender te werken en het projectmanagement te vereenvoudigen.