Als je van plan bent werk uit te besteden, heb je ongetwijfeld al gehoord dat je boven op je tarief voor de vertaling en de revisie ook een marge moet aanrekenen. Een marge voor projectmanagement. Maar wat houdt dat projectmanagement precies is? En hoeveel moet die marge dan bedragen? Laat me je alvast vertellen dat het antwoord helemaal anders is dan je zou denken.
Wat zijn de taken van een projectmanager?
Als je op het punt gekomen bent dat je niet langer alleen vertaalt of reviseert, maar ook projecten uitbesteedt, betekent dat natuurlijk dat je met rechtstreekse klanten werkt. Je beheert grotere projecten en er wordt meer expertise van je gevraagd. Je hebt meer verantwoordelijkheden en in tegenstelling tot wat velen denken, is die verantwoordelijkheid niet beperkt tot het doorgeven van een project. Je moet er eerst voor zorgen dat je projecten ontvangt. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat ze correct worden uitgevoerd en achteraf wil je er natuurlijk ook voor zorgen dat je klant bij je terugkomt.
Al deze taken kunnen worden samengevat onder de algemene noemer ‘projectmanagement’. We bespreken ze een voor een.
Marketing en sales
Voor je projecten begint uit te besteden, moet je natuurlijk eerst projecten ontvangen. Je moet aan marketing doen en je moet je diensten verkopen. Je beheert een website, plaatst regelmatig iets op sociale media, stuurt maandelijks een nieuwsbrief uit, neemt deel aan netwerkevenementen, belt prospecten op, gaat de baan op …
Welke techniek je voorkeur ook uitdraagt, je werkt aan je zichtbaarheid en steekt daar heel veel tijd in.
Een klant binnenhalen
Zodra je zichtbaar bent en een klant contact met je opneemt, begint het verkoopgedeelte. Je stuurt verschillende mails of je belt met de klant en je legt je diensten haarfijn uit. Je legt uit waarom jij een goede vertaalpartner bent en maakt de samenwerking concreet met een offerte.
De vertaling verzorgen
Wanneer je klant je voorstel aanvaardt, vertrouw je de tekst toe aan de juiste personen. Je kunt zelf de vertaling of revisie verzorgen of je kunt de tekst uitbesteden. Je informeert je team over de verwachtingen van de klant en je volgt het proces op. Je vergeet natuurlijk op het einde niet de vertaalgeheugens aan te vullen en de terminologielijst te updaten. Zelf doe ik ook altijd een kort onderzoek naar het merk van de klant.
Aftersales
Leuk, de vertaling is af en ook helemaal nagelezen. Je stuurt ze door naar de klant en … klaar is kees? Niet helemaal. Het is makkelijker om een bestaande klant bij je te laten terugkomen dan om een nieuwe klant te vinden. Het is dus heel belangrijk dat je contact houdt met de klant. Je verbindt bijvoorbeeld met hem op sociale media, stuurt hem af en toe eens een cadeau (en natuurlijk een kerstkaartje), je stuurt regelmatig een nieuwsbrief of je organiseert al eens een evenement.
Hoeveel tijd kruipt hierin?
Projectmanagement is duidelijk veel meer dan gewoon een tekst naar je team doorsturen. Je bent verantwoordelijk voor het project van het begin tot het einde en je moet je klant een onberispelijke ervaring bieden. Daar kruipt natuurlijk wat tijd in.
In de ideale wereld ben je toch wekelijks een uurtje of meer bezig met marketing. Zelf merk ik dat ik bij offertes ook makkelijk een uur verlies: ik leg mijn diensten namelijk heel grondig uit en maak ook werk van een gepersonaliseerd voorstel. Dan doe ik onderzoek naar het merk van de klant, waar ook alweer een half uur tot een uur inkruipt. Als je geluk hebt, vind je vervolgens meteen een vertaler aan wie je de tekst kunt uitbesteden, maar soms moet je meer moeite doen. En net zoals je veel tijd in marketing steekt, spendeer je ook wel een uurtje per week aan aftersalesdiensten.
Om even een heel concreet voorbeeld te geven: op het moment dat ik deze blog schrijf, vertaal ik gemiddeld 25 uur per week. Minstens 10 uur per week besteed ik aan andere taken, zoals marketing, offertes opstellen en netwerkevenementen bezoeken.
En voor die 10 uur of meer word ik het liefste natuurlijk ook vergoed … door al deze taken in mijn tarief voor projectmanagement op te nemen.
Hoeveel mag je vragen voor projectmangement?
Ik zou zeggen: meer dan je denkt. Ik kan je zelf niet zeggen wat je moet vragen, dat is tegen de wet, maar ik hoor van veel grotere vertaalbureaus dat ze tussen de 30% en 50% van hun gewone tarief vragen. Vraag je voor vertalen bijvoorbeeld 11 cent en voor revisie 4 cent, dan mag je daar nog eens tussen de 4,5 en 7,5 cent per woord bijrekenen (30%-50% van 15 cent).
Een concreet voorbeeld: afhankelijk van het project, vraag ik € 0,03, € 0,04, € 0,05 of zelfs € 0,06 per woord voor projectmanagement.
Veel hangt natuurlijk af van het project. Ik vraag altijd hetzelfde tarief aan mijn rechtstreekse klanten en hoeveel ik dan overhoud voor projectmanagement hangt af van de vertalers met wie ik samenwerk. Sommige vertalers vragen meer dan anderen en dus is mijn marge bij het ene project al wat groter dan bij het andere. Bovendien omvat mijn marge ook een aantal extra diensten die ik de klant bied, naast vertalen en revisie. Niet alles gaat dus naar de taken die ik hierboven vermeld heb.
Ik vraag trouwens hetzelfde tarief aan mijn klanten voor werk dat ik uitbesteed als voor werk dat ik zelf uitvoer. Ook voor opdrachten die ik zelf uitvoer, moet ik namelijk aan marketing doen, een offerte opstellen, een revisor zoeken en onderzoek naar het merk van de klant voeren. Dat bedrag voor projectmanagement is er dus sowieso.
Is dat tarief terecht?
Voel ik me dan niet schuldig als ik eens een marge van € 0,06 per woord heb? In het begin wel. Het voelde raar om meer of evenveel te verdienen als de revisor. Maar als ik er dan de uren bijneem die ik in een project steek, merk ik vaak dat ik te weinig verdien. Als ik denk hoeveel moeite ik gedaan heb om een klant binnen te halen en vervolgens het project in goede banen te leiden, is het tarief meer dan terecht.
Vind jij van niet? Doe eens de oefening: hou eens een maand lang elke minuut bij dat je werkt. Kijk vervolgens naar je omzet die maand: hoeveel is je werkelijke uurloon? Het is ongetwijfeld lager dan je had gedacht en dat betekent dus dat je te goedkoop bent.
Besef ook goed dat niet elk project de gepresteerde uren dekt. Als je eens een vertaling van 1000 woorden uitbesteed, heb je met een projectmanagementtarief van € 0,06 per woord € 60. Maar je bent natuurlijk meer dan 1 uur aan dat project bezig. Enfin, ik toch.
Heb je daarentegen een project van 10.000 woorden, heb je plots € 600 speling! Wow, dat is veel … ik steek veel uren in mijn projectmanagement, maar nu ook weer geen tien uren. Maar … dit hogere tarief dekt dan de uren die je aan het kleinere project besteed hebt.
Elke klant die je hebt, zal soms grotere en soms kleinere projecten doorsturen. Focus je dus niet te veel op de marge per project, maar kijk liever naar de totale marge per klant.