Als zelfstandig vertalers zijn we niet alleen bezig met vertalen, maar ook met ondernemen en groeien. We doen er dan ook goed aan om onze onderneming één keer om de zoveel tijd te evalueren. Dat kan één keer per jaar zijn, maar ook per maand, per kwartaal of per semester. Wat jij het fijnste vindt! In dit artikel geef ik een aantal ideeën om alles uit je periodieke evaluatie te halen.
Waarom is het nuttig om je zaak te evalueren?
Je vraagt je misschien af waarom het nodig is om je onderneming onder de loep te nemen. Zeker als het goed gaat, werk je waarschijnlijk liever door in plaats van een dag vrijaf te nemen om cijfers te overlopen. Toch raad ik het iedereen van harte aan. Een periodieke evaluatie kan je namelijk helpen om:
- Je huidige situatie in kaart te brengen: is je bedrijf gegroeid de voorbije maanden of niet? Worstel je met zaken of vind je moeiteloos klanten? Ben je blij met de richting die je onderneming uitgaat, of is het nodig om even op de rem te drukken?
- Prioriteiten te stellen: waar ga je de komende maanden op focussen? Waar moet je nog een tandje bijsteken en wat gaat vlot? Welke investeringen wil je doen en wat wil je eventueel uitbesteden?
- Een plan te maken: een dagje vrijaf doet wonderen voor je creativiteit! Wedden dat je je evaluatie eindigt met een gigantische to-dolijst?
- Je trots te voelen: ja, je mag ook gewoon trots zijn op wat je doet! Zelfs als de cijfers tegenzitten, zijn er vast andere domeinen waarin je gegroeid bent en een evaluatie maakt dat meteen duidelijk!
Wat kun je evalueren?
Er zijn zoveel dingen waar je bij stil kunt staan. Zo kun je uiteraard naar je cijfers kijken, maar ook naar je doelen en je klanten. En zelfs naar je dagelijkse routine! Alles wat jou kan helpen om de onderneming van je dromen te creëren, mag aan bod komen. Hieronder overloop ik wat ik graag analyseer.
Financiën
Het eerste dat ik overloop, zijn mijn financiële cijfers. Ik bekijk mijn omzet, winst en uitgaven en vergelijk met de vorige jaren. Ik raad iedereen aan om je belangrijkste cijfers in een Excel-bestand bij te houden, zodat je makkelijk kunt vergelijken met eerdere periodes.
Wat ik ook heel onthullend vind, is de omzet per klant. In Excel noteer ik alle klanten waaraan ik in een bepaalde periode gefactureerd heb en het totale factuurbedrag voor die periode. Dan bereken ik hoeveel procent elk bedrag van mijn totaalomzet is en maak ik een taartdiagram. Zo zie ik meteen wie mijn grootste klanten zijn en wie mijn kleinste.
In sommige gevallen kan dat zeer verrassend zijn. Zo merkte ik in 2022 dat meer dan een kwart van mijn omzet van één klant kwam. Op zich is dat niet slecht, maar het toont toch dat ik vrij afhankelijk ben van die klant. Als onze samenwerking op een dag eindigt, zal ik dat meteen voelen. Ik moet er dus voor zorgen dat ik minder afhankelijk word van die klant.
Voor een andere klant merkte ik dat die minder dan 5% van mijn omzet uitmaakte. Dat was goed nieuws, want ik werkte niet graag samen met hem. Ik twijfelde al een tijdje om onze samenwerking stop te zetten en nu had ik ook concrete argumenten.
Iets anders dat je kunt bijhouden, is je omzet per maand. Dat doe je waarschijnlijk al, maar zet die omzet ook eens om in een lijngrafiek. Wanneer je dat elk jaar doet, kun je misschien trends opsporen. Misschien merk je wel dat je elke zomer veel werk hebt, maar maart voor jou een rustige maand is? Dat helpt je om beter te plannen.
Productiviteit
Als je bij elke opdracht bijhoudt hoelang je eraan werkt, kun je je productiviteit per klant berekenen. Zo kun je nagaan of je tarief goed zit en welke opdrachten je beter wel/niet aanvaardt.
Zo heb ik een klant aan wie ik 9 cent per woord vraag voor vertalingen. De teksten die hij stuurt, zijn vaak niet moeilijk, waardoor ik gemakkelijk 800 woorden per uur vertaal. Dat is 75 euro per uur. Dat zit goed naar mijn mening.
Aan een andere klant vraag ik 10 cent per woord, maar de teksten zijn ontzettend creatief. Dat kost me vaak veel tijd, waardoor ik gemiddeld rond 400 woorden per uur zit. 40 euro per uur dus.
Ik heb me dus voorgenomen om vaker opdrachten van die eerste klant te aanvaarden dan opdrachten van die tweede klant.
Klanten
Iets wat sommige vertalers doen, is hun klanten vergelijken. Dat is vooral handig als je voldoende werk hebt en je de luxe hebt om samenwerkingen te beëindigen die je niet langer ziet zitten.
Zo’n vergelijking kan er zo uitzien:
Je zet je klanten op een rij en somt een aantal criteria op die belangrijk zijn voor jou. Dan geef je elke klant een score op 5. Het is een heel visuele manier om te bepalen welke klanten je inzet waard zijn en welke minder.
Investeringen
Ik kijk niet alleen naar hoeveel geld ik uitgegeven heb, maar ook naar waar dat geld naartoe gegaan is. Dat helpt me om prioriteiten te stellen voor de komende periode en vaste uitgavenposten of grote investeringen in te plannen. Als ik bijvoorbeeld weet dat het abonnement voor mijn website elk jaar in november verlengd wordt, dan kan ik daar rekening mee houden.
Merk ik dat ik maar liefst 15 abonnementen heb, dan kan ik eens nadenken of alles wel even nodig is. En als ik graag een nieuwe bureautafel wil kopen, dan kan ik heel snel berekenen of ik er het budget voor heb.
Wat je zeker eens moet doen, is kijken naar je budget voor opleidingen. Opleidingen zijn heel belangrijk om beter te worden en te groeien. Bekijk dus hoeveel je vorig jaar in opleidingen geïnvesteerd hebt en beslis op voorhand al hoeveel je volgend jaar gaat uitgeven. Naar hoeveel conferenties ga je? Hoeveel opleidingen kan je volgen? Hoeveel netwerkevenementen?
Marketing en sales
Hoe tevreden ben je over je marketing- en salesinspanningen? Ook daar kun je even bij stilstaan met deze vragen:
- Hoeveel klanten heb je de voorbije periode gewonnen?
- Hoeveel offertes zijn aanvaard / geweigerd?
- Via welke kanalen heb je je klanten gevonden?
- Via welke kanalen heb je je grootste klanten gevonden?
- Wat typeert jouw grootste klanten? Met andere woorden, hoe kun je meer gelijkaardige klanten vinden?
- Vind je jouw manier van marketing / sales leuk?
- Waar zou je graag meer / minder op focussen?
- Wat zou je graag willen uitproberen?
- Zijn er dingen die je wilt uitbesteden?
- …
Iets wat ik graag doe, is voor elke klant bijhouden via welk kanaal hij of zij me gevonden heeft. Ik zet die informatie dan om in een taartdiagram en kijk dan wat mijn beste kanalen zijn. Zo weet ik dat ongeveer een kwart van mijn klanten collega-vertalers zijn die af en toe eens uitbesteden en een ander kwart me via LinkedIn vindt. Mijn prioriteiten zijn meteen duidelijk: ik vind vooral klanten door te netwerken met vertalers en bedrijven op LinkedIn.
Maar dat terzijde, is het ook belangrijk om stil te staan bij jouw gevoel. Vind je het wel leuk wat je doet? Want ook al komen je meeste klanten bijvoorbeeld via LinkedIn, moet je het ook leuk vinden om berichten te delen op LinkedIn. Als je dat lastig vindt of zelfs ronduit haat, kun je nadenken over andere kanalen. Of je kunt je strategie aanpassen.
Dagelijkse routine
Als je net start als zelfstandig vertaler, is je prioriteit waarschijnlijk zoveel mogelijk geld verdienen. Maar naarmate je meer werkt, zul je merken dat comfort minstens even belangrijk wordt.
Ik werk op het moment van schrijven al zes jaar als vertaler en heb een vrij stabiel inkomen. Ik ben momenteel dus volop op zoek naar manieren om evenveel te verdienen in minder uren, zodat ik meer tijd krijg om aan mijn zaak te werken.
Stel jezelf de vraag: hoe tevreden ben je met hoe je dag eruitziet? Wil je graag meer uren werken of minder? Ben je blij met de opdrachten die je krijgt of zijn ze eerder saai / motiveren ze je niet langer? Kom je goed overeen met je klanten of kan het beter? Heb je voldoende tijd voor je hobby’s, vrienden en familie? Wil je misschien eindelijk werk maken van een droom?
Het is belangrijk dat je je goed voelt in je zaak. Als je altijd gestresseerd bent, ga je het niet lang volhouden. Vergeet bij je periodieke evaluatie dus niet om eens na te denken over wat je wil, over je stoutste dromen en je grootste verlangens. Je bent zelfstandige geworden om te doen wat JIJ wilt, niet om te doen wat anderen willen.
Doelen en to do’s
Een laatste punt waar ik graag bij stilsta, zijn de doelen en to do’s die ik bij mijn vorige periodieke evaluatie genoteerd heb. Zit ik op het juiste pad? Welke to do’s kan ik schrappen en welke zijn erbij gekomen?
Als je merkt dat je ver van je doel zit, of dat er helemaal niets in huis is gekomen van je voornemens, vraag jezelf dan: wat houdt me tegen? Er zijn honderd-en-een redenen dat we niet werken aan onze doelen. Misschien voel je je nerveus als je eraan denkt en is het verleidelijker om ze uit te stellen? Dat kan erop wijzen dat je doelen te ambitieus zijn. Breek je doelen dan op in kleinere stappen. Denk na over wat je tegenhoudt en verlaag de drempel zoveel mogelijk. Denk: “Wat heb ik nodig om met volle goesting en alle vertrouwen aan dit doel te werken?” Creëer dan die juiste omstandigheden.
Van evaluatie naar plan
Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar ik krijg altijd super veel ideeën als ik de bovengenoemde punten overloop. Plots zie ik allerlei negatieve punten waaraan ik moet werken of zie ik kansen die ik wil grijpen. Als jij ook bruist van de ideeën, is het belangrijk om die te noteren en het liefste zelfs om te zetten in een plan.
Wat ik graag doe, is in thema’s werken. Na elke evaluatie noteer ik al mijn doelen. Die doelen breek ik dan op in zo klein mogelijke stappen. Dingen die max. 30 minuten duren en die ik makkelijk aan het einde van een rustige dag kan doen. Al die stappen noteer ik in een gigantische lijst die ik vervolgens per thema organiseer. Als laatste beslis ik in welke volgorde ik aan de thema’s ga werken. Wat is prioritair?
Dat alles zet ik in Excel. Bij mij ziet dat er zo uit:
Onderaan zie je dat ik momenteel op 7 thema’s focus. Elk thema heeft taken (de vetgedrukte lijntjes) en als taken te groot zijn, deel ik ze op in kleinere taken.
Op business retreat?
Vind je het leuk om stil te staan bij je zaak, maar doe je dat liever niet alleen? Er zijn verschillende vertalers die business retreats organiseren. Daarbij ga je dan in groep naar een mooie bestemming en werken jullie enkele dagen samen aan jullie bedrijfsevaluatie. Soms gaan er ook coaches mee die je helpen, of worden er activiteiten georganiseerd, zoals uitstapjes, yoga, korte seminaries en meer.
Hieronder vind je enkele business retreats waar ik al van gehoord heb. Ik ben op geen enkele manier verbonden met de organisatie en ontvang ook geen geld door de links te delen.
- De virtuele business retreat van de Smart Habits for Translators-podcast.
- Viginia Katsimpiri organiseert af en toe haar “Summer Mastermind Business Retreat”, waarbij ze ontspanning combineert met interessante workshops.
- Dot Roberts, Marjolein Thickett en Chloé Stout organiseren in 2023 hun allereerste business retreat.
Lijkt dit je wat? Organiseer gerust je eigen business retreat!