Hoe maak je een offerte?

Ik heb eerder al een artikel geschreven over hoe je een goede factuur maakt, maar je kunt natuurlijk geen factuur maken als je offerte niet is goedgekeurd. Tijd dus dat we eens onderzoeken hoe je een goede offerte maakt.

Het eerste contact

Als een klant je contacteert voor een offerte, ga je je eerst en vooral verdiepen in de tekst en de verwachtingen van de klant, zodat je een gepast voorstel kunt doen.

Zelf zorg ik ervoor dat ik de deadline ken, het aantal woorden, de taal waarin de vertaling moet gebeuren en de concrete verwachtingen van de klant. Met verwachtingen bedoel ik: wil de klant dat de tekst vertaald en gereviseerd wordt of enkel vertaald? Wil de klant dat ik een zoekwoordenanalyse doe als het om een website gaat? Moet ik met een stijlgids of terminologielijst rekening houden? Heeft de klant al een vertaalgeheugen klaarliggen?

Ik vraag nieuwe klanten ook graag of ze eerder al eens met een vertaler of vertaalbureau hebben samengewerkt en wat ze fijn of minder fijn vonden aan de samenwerking. Zo weet ik ook meteen waar ik op moet letten.

Zodra je een goed beeld hebt van de opdracht, stel je een offerte op. Een offerte bestaat typisch uit twee delen:

• Een formeel document met daarin je prijs;
• Een mail waarin je de prijs onderbouwt en je dienst verkoopt.

Je offerte op papier

Laten we eerst eens kijken naar het formele document waarin je je prijs vermeldt. Dit document maken is niet zo moeilijk. Je neemt gewoon het sjabloon voor je facturen en vervangt het woord ‘factuur’ door ‘offerte’.

Net zoals bij je facturen, vermeld je deze gegevens op je offerte:

• Het woord ‘offerte’;
• Je zakelijke gegevens: de naam van je onderneming, het adres, het btw-nummer;
• De zakelijke gegevens van je klant: de naam van de onderneming, het adres, het btw-nummer;
• Het nummer van je offerte: 2020/001, 2020/002 … Het formaat maakt hierbij niet zoveel uit. Je mag ook gerust 2020-001 of 2020:001 schrijven. Het enige wat telt, is dat de nummers elkaar chronologisch opvolgen;
• De datum waarop je de offerte opmaakt;
• De datum waarop je offerte vervalt (dit is gewoonlijk na één of twee weken);
• Een concrete beschrijving van de dienst;
• De deadline of een schatting van de levertermijn. Als je levertermijn een schatting is, moet je dit duidelijk vermelden;
• De prijs, inclusief btw.

Vergeet ook je algemene voorwaarden niet toe te voegen in de bijlage en verwijs ook zeker naar je privacybeleid.

Als de offerte onder een bijzonder btw-stelsel valt, moet je ook de juiste btw-regel toevoegen. Enkele veelvoorkomende btw-vermeldingen:

• Als je een kleine onderneming bent die minder dan € 25.000 per jaar verdient en de btw-vrijstellingsregeling hebt aangevraagd: “vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 56bis van W.BTW”.
• Als je factureert aan een ander EU-land: “btw verlegd” of “vrijgesteld van btw overeenkomstig art. 39bis W. BTW. – intracommunautaure levering”.
• Als je factureert aan een land buiten de EU: “vrijgesteld van btw overeenkomstig art. 39 W.BTW – uitvoer”.

De mail

Een offerte is natuurlijk meer dan een document dat je even tussendoor verstuurt. Je wilt dat de klant je prijsvoorstel aanvaardt en je de opdracht binnenhaalt. Het is dus belangrijk om je offerte aan te kleden met een overtuigende mail.

Ik leg graag uit wat de klant kan verwachten in ruil voor de prijs. Ik licht mijn diensten haarfijn toe en benadruk onder meer dat de tekst door moedertaalsprekers vertaald wordt en dat ik de klant meteen contacteer als ik vragen heb.

Mijn mail is gewoonlijk ook in twee delen opgedeeld: in het eerste deel leg ik gewoon uit wat er allemaal met de tekst zal gebeuren, met alle bovengenoemde voordelen erbij. Normaal heeft de klant dan al iets van: amai, voor die prijs steekt Lisa wel veel tijd en energie in mijn tekst.

Mocht de klant nog twijfelen, dan pak ik in het tweede deel van mijn mail uit met een extra voordeel, zodat mijn voorstel echt onweerstaanbaar wordt.

Heb je dit al allemaal eerder per telefoon, per mail of in persoon uitgelegd? Herhaal het toch nog maar eens. Benadruk de voordelen van jouw dienst en toon de klant dat hij waarde krijgt voor zijn geld, dat zijn investering oplevert.

Opvolging

Zorg er ten slotte ook voor dat je de offerte goed opvolgt. Als de klant na enkele dagen nog niet geantwoord heeft, contacteer hem. Benadruk nog eens je voordelen en luister naar de klant als je merkt dat hij twijfelt.

Wat doe je als je het aantal woorden niet kent? Of andere informatie?

Als vertaler zul je regelmatig dit krijgen:

Beste XX,
Wat is je tarief voor een website?

Zoals we in het begin van dit artikel gezien hebben, stuur je meteen een antwoord terug naar de klant en vraag je meer informatie. Je vraagt de deadline, het aantal woorden, de verwachtingen van de klant en andere dingen die je moet weten om een offerte op te stellen.

Maar sommige klanten houden van vage mails en beantwoorden je vele vragen zo:

Beste XX,
We moeten de website nog maken, dus we kunnen nog niets zeggen. Kun je toch al je prijs geven?

Wat doe je dan?

Weet goed dat het niet verplicht is een formeel pdf-document met daarin je definitieve prijs op te sturen. Je mag ook gerust een mail sturen met daarin gewoon wat algemene informatie:

Beste klant,

Omdat ik te weinig details heb over de opdracht, kan ik geen concreet prijsvoorstel doen. Toch licht ik graag al eens mijn manier van werken toe, zodat u zich toch een beeld kunt vormen van wat ik voor u kan betekenen.

Voor vertalingen vraag ik gewoonlijk € XX per woord. Hiervoor kunt u rekenen op [voordeel 1], [voordeel 2] en [voordeel 3].

Als u ook wilt dat ik X doe, dan vraag ik € XX. Daarnaast benadruk ik ook graag dat ik voor zeer korte deadlines een toeslag van X % vraag. Voorzie dus zeker voldoende tijd voor de vertaling.

Dit is zeker niet mijn beste e-mail (neem hem dus niet over), maar ik hoop dat je het principe wat snapt. Als je niet alle informatie hebt om een concreet prijsvoorstel te doen, is het ook voldoende om een schatting te geven in een mail. Je kunt dan enkele voorbeelden geven van diensten en natuurlijk je vele voordelen toelichten. Benadruk ook zeker dat het om schattingen en voorbeelden gaat en dat je een definitief prijsvoorstel opmaakt zodra de klant de tekst heeft doorgestuurd.