Wat ik heb geleerd van mijn eerste rechtstreekse klanten

Terwijl september een historisch slechte maand was voor mij, was oktober een maand vol verrassingen: ik kreeg mijn drie eerste rechtstreekse klanten! Maar behalve heel wat vreugde, bracht het ook heel wat vraagstukken met zich.

Een aantal vraagstukken waar ik in het logboek van vandaag graag even over nadenk. Elk van de drie klanten vereist namelijk een andere manier van werken, met elk zijn eigen voor- en nadelen.

Klant 1: een eenmalige, maar grote opdracht

Voor de eerste klant  moest ik de volledige website vertalen. Het gaat dus om een grote, maar eenmalige opdracht. Het soort waar je als beginner eigenlijk erg op verkikkerd bent: je kunt trots zijn op het feit dat je je eerste rechtstreekse klant hebt binnengehaald, maar tegelijkertijd moet je je nog niet te veel zorgen maken om project management. Je moet gewoon afspraken maken, vertalen en facturen. Zij zorgden intern voor de revisie, dus dat was mooi meegenomen.

Een beetje zoals bij een vertaalbureau dus, maar toch ook weer niet. Ik merk dat het luik ‘afspraken maken’ veel intensiever was. Nog voor ik aan de vertaling begon, heb ik een dik uur met de klant zitten skypen. Daarin bespraken we de opdracht en hadden we het ook meteen over de voorkeur van de klant (stijl, u/jij, welke taalvariant enz.). Ik moest de website rechtstreeks in het CRM-systeem vertalen, dus ook daar hebben we even over zitten praten.

Wat heel interessant was aan deze klant, was de tarievenonderhandeling. Ik had via via vernomen dat een andere vertaler, voor een andere talencombinatie, ‘maar’ € 35 per uur vroeg voor de vertaling. Dat is een pak minder dan mijn € 50! Ik had dus even schrik dat de klant mijn tarief zou weigeren, maar besloot toch mijn € 50 voor te stellen. En die werd zonder verpinken aanvaard! Huh? Ik was stomverbaasd. Maar heel blij natuurlijk.

Voor wie het zich afvraagt, ik heb deze klant trouwens via een collega gevonden. Het ging om een kennis van een collega, maar die collega had te veel werk en besloot de klant naar mij door te verwijzen. Super lief, toch?!

Klant 2: terugkerende opdrachten

Hier begint het echte werk. Mijn tweede klant heb ik leren kennen op de co-working waar ik sinds oktober ga. Ze hebben een populaire website waar ze meerdere blogs per maand op plaatsen en die blogs moeten natuurlijk ook naar het Nederlands worden vertaald. Een terugkerende opdracht dus.

Het grappige aan deze klant is dat alles heel eenvoudig gestart is: elke maand sturen ze hun teksten door. Ik vertaal ze dan zelf en laat ze reviseren door een collega voor het klassieke tarief van € 0,18 per woord. Het is al iets complexer dan de eerste klant, want nu moet ik ook zelf een revisor zoeken en er komt ook al wat project management bij kijken (vertaalgeheugen en termenbank bijhouden, offertes opstellen, elke tekst bespreken met de klant). Maar aangezien ik de vertaling zelf verzorg, lukt dat wel. Er is ook geen deadline, dus ik hoef me niet suf te onderhandelen.

Maar toen kwam de baas met me spreken. Of het niet wat goedkoper kon. Oei! We zijn dan – op de een of andere manier die ik nog altijd niet goed kan vatten – overeengekomen dat de klant de teksten zelf al in het Nederlands schrijft en dat ik ze dan gewoon ‘reviseer’. Met andere woorden, ik maak de vertaling tegen uurtarief, wat toch wel een pak goedkoper uitkomt.

Hun nieuwsbrieven mag ik gelukkig wel nog gewoon vertalen, volgens de gewone procedure.

De grootste uitdaging met deze klant is het plannen, merk ik. Doordat het altijd om kleine tekstjes gaat, heb ik de neiging om de vertaling vrij snel te beloven. Maar blijkbaar zijn rechtstreekse klanten iets wispelturiger dan vertaalbureaus.

Toen klant 1 dus een kleine wijziging in de deadline vroeg, kwam ik plots tot het besef dat een van mijn vertalingen voor klant 2 niet meer ging lukken! Oh nee … ik besloot de vertaling dus uit handen te geven, zodat ik me volledig op klant 1 kon focussen. Oef, crisis afgewend.

Ik besefte dat ik mijn planning heel goed zal moeten bewaken in de toekomst. Het volstaat niet meer om enkel en alleen te vertalen, maar ik moet ook steeds beschikbaar blijven voor mijn klanten en dus ook snel kunnen reageren op kleine verzoeken, bovenop de vertalingen die ik al heb voorzien.

Maar hoe plan ik zulke onverwachte wendingen … Tja, daar moet ik nog achter komen.

Klant 3: uitbesteden

Mijn derde klant, ook iemand die ik op de co-working heb leren kennen, heeft heel gespecialiseerde vertalingen nodig, toevallig in een onderwerp waar ik zelf niet in thuis ben. In dit geval moet ik dus uitbesteden en samenwerken met andere vertalers.

Op zich had ik de klant ook meteen kunnen doorverwijzen naar die andere vertalers, maar, zoals ik al vaak heb gezegd, vind ik het belangrijk om te experimenteren en te leren kennen wat me ligt en wat niet. En daarom besloot ik me toch eens aan het uitbesteden te wagen, om te zien of het wel mijn ding was.

Mijn ervaring voorlopig is erg gemengd. Ik vind het eerlijk gezegd moeilijk. Misschien niet zozeer omdat ik moet uitbesteden, maar wel omdat ik dácht dat ik hier goed op voorbereid was en ik nu tot de vaststelling kom dat het helemaal anders gaat dan gedacht.

En met dat besef heb ik het waarschijnlijk nog het moeilijkste. Ik ben erg perfectionistisch en als dingen niet zoals gepland gaan, bezorgt me dat erg veel stress.

Nu, op zich verloopt alles wel goed hoor. Ik kom goed overeen met de klant en ik kan hem heel mooie vertalingen leveren omdat ik kan rekenen op een sterk team, maar het zit hem in de kleine dingen. Kleine dingen die me erg onzeker maken.

Tarieven afspreken bijvoorbeeld: dan denk je dat je een mooi tarief hebt onderhandeld, maar krijg je te horen dat hoger ook gerust mogelijk was. En dan ligt het in mijn aard om mezelf verwijten te maken. Dan denk ik meteen: doeme, ik heb het verkeerd aangepakt. Ook al is dat eigenlijk niet zo! Het was mijn eerste ervaring en die is goed verlopen! Niet perfect, maar dat is normaal.

Of deadlines: de klant wil iets heel dringend, maar de vertaler zijn agenda zit al vol. Maar er is geen enkele andere vertaler die – naar mijn weten – zo goed vertaalt. Oh nee, wat doe ik nu? Ik weet het nog altijd niet.

En mijn planning, oh boy! Nu moet ik niet alleen opvolgen wanneer ik zelf de tekst kan leveren, maar ook wanneer de vertaler de tekst levert en wanneer ik de revisie kan doen. Of wanneer een andere vertaler de revisor kan doen. Zo veel levertermijnen! En dat is nog maar voor één klant, en één tekst tegelijk. Ik test momenteel even Trello uit, om een overzicht van alle opdrachten bij te houden. Mijn ervaring deel ik later!

En nog een dommigheidje: ik ben het zo gewoon om telkens op het einde van de maand één enkele factuur per klant te sturen. Voor bureaus is dat heel makkelijk: zij sturen altijd een code mee of een referentie. Maar ik heb daar bij mijn rechtstreekse klanten nog niet aan gedacht. Ik stuur gewoon een offerte met een beschrijving van het project en weliswaar een offertenummer, maar zo’n vaag nummer zegt natuurlijk niet veel. En op mijn factuur kan ik natuurlijk geen 10 beschrijvingen overnemen. Dat wordt een lange factuur … Voortaan ga ik er dus ook op moeten letten dat ik altijd een referentie voor de factuur meestuur.

Ten slotte moet ik ook de discipline kweken om in een bestand elk detail van elke opdracht bij te houden: de klant, de naam van het project, de deadline, het bedrag, het uitbestede bedrag, de vertalers aan wie ik uitbesteed, hoelang ik eraan werk enz.

Conclusie

Waar het nu eigenlijk op neerkomt, is dat ik uit mijn comfortzone aan het treden ben en dat levert natuurlijk heel wat stress op. Ik moet mijn routine nu wat aanpassen en eens aftasten of project management iets voor mij is of niet.

Ik ben in elk geval blij dat ik dit met heel leuke klanten kan uittesten. Het zijn klanten die weten dat ik hier nog niet zoveel ervaring mee heb en die erg veel geduld tonen. Ik hoop dus dat ik snel een efficiënt systeem kan vinden en ik dan met wat minder zorgen op zoek kan gaan naar mijn vierde rechtstreekse klant.

Dat gezegd zijnde, ben ik erg blij dat ik nog niet intensief inzet op marketing: beeld je in dat ik, dankzij intensieve marketing, nu al een vierde rechtstreekse klant zou vinden, terwijl ik nog moet wennen aan mijn eerste drie klanten!

Nee nee, ik hou wel van veel omzet, maar die vierde klant mag nog even op zich laten wachten 😉

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven