Plannen: niet evident als vertaler

Als je al even als vertaler bezig bent, herken je dit ongetwijfeld wel: op sommige dagen word je overspoeld door werk en zie je het bos niet meer door de bomen, terwijl je je op andere dagen dood verveelt. Als je zoals mij bent, heb je bovendien ook de neiging om in rustige weken heel wat plannen te maken voor de week erop om vervolgens heel veel werk te krijgen en dan alle plannen opnieuw te moeten uitstellen. Hallo schuldgevoel!

Ach, het leven als zelfstandige … Het is niet altijd eenvoudig om een goede planning te maken én die ook na te komen.

Maar hoe ziet een goede planning er eigenlijk uit bij een vertaler?

De ideale planning

Idealiter hebben we zeker 5 à 6 uur per dag tijd om te vertalen en te reviseren. Daarnaast investeren we ook zeker één uur per week (of vier keer een kwartier) aan marketing en houden we toch wel één tot twee uur per week vrij om mails naar klanten te sturen en offertes op te stellen.

Wie zeer gemotiveerd is, volgt tussentijds een aantal opleidingen om zich te specialiseren en/of professionaliseren. Ten slotte zijn we ook maar gewone mensen, met gewone hobby’s en dus leven we ons ook nog enkele uren per week uit met uitstapjes, hobby’s en vrienden en familie.

Op zich is het allemaal doenbaar om dat elke week klaar te spelen, maar …

… plots komt er een super grote en super dringende opdracht binnen over jouw lievelingsonderwerp! Tja, die kun je niet weigeren natuurlijk.

… plots krijg je een lange mail vol kritiek over een vertaling die blijkbaar niet van goede kwaliteit is. Bah, ikzelf heb dan niet bepaald zin om verder te werken.

… je hebt een hele dag aan een heel moeilijke vertaling gewerkt en ‘s avonds ben je gewoon uitgeput. Vergeet het dat ik nog aan marketing wil doen.

… een opdracht duurt veel langer dan verwacht. Dat wordt een avondje doorwerken!

Misschien ben ik zelf gewoon niet goed in plannen, maar er komt altijd wel iets tussen waardoor ik de helft van wat ik voorzien had, niet kan doen.

Compromissen maken

Het eerste wat bij mij sneuvelt, zijn mijn marketinginspanningen. Dan denk ik dat ik toch genoeg werk heb en dat een nieuwe klant er momenteel echt niet bij kan! Dat is natuurlijk een foute redenering, want zodra er een periode aanbreekt waarin je te weinig werk hebt, kan die ene extra klant het verschil maken. Maar de dag zelf heb ik er gewoon echt geen zin meer in.

Het tweede wat bij mij sneuvelt, zijn mijn talen. Ik leer Vietnamees en Koreaans (of dat is toch de bedoeling), maar ‘s avonds om 20 uur, na een hele dag vertalen, ben ik meestal zo moe dat ik enkel nog Vietnamees doe en de helft van de tijd studeer ik zelfs geen van beide talen.

Elke keer opnieuw heb ik er spijt van, want ik laat mijn dromen vallen omdat ik te moe ben of een onverwachte dringende vertaling moet maken. Dan zeg ik: volgende week wordt het beter. Maar wordt het echt beter? Als je een goede vertaler bent, heb je het eigenlijk altijd druk. En als je het niet druk hebt met vertalen, dan heb je het wel druk met iets anders, zoals marketing.

En wat met rustige periodes?

In drukke periodes sneuvelt mijn planning volledig. Dan zou je eigenlijk denken dat ik in rustige periodes alles gretig inhaal. Niet echt. Ik heb ondertussen wel geleerd om van de rust te profiteren om andere, persoonlijke projecten af te werken, maar ook hier doe ik minder dan ik zou moeten.

Waarom? De reden is eigenlijk wel logisch. Denk eens mee: je hebt net een drukke periode achter de rug. De eerste rustige dag erna ben je helemaal opgelucht: “Yes, eindelijk een dagje rust.” Je gaat aan de slag met wat achterstallige taken en je voelt je goed.

De tweede dag denk je terug aan die drukke periode: “Oké, op elk moment kan er een opdracht binnenkomen! Ik moet zorgen dat ik geen andere grote engagementen aanga, want anders loop ik mijn opdracht mis.” In plaats van mijn website een make-over te geven, een opleiding te starten, naar een evenement te gaan, enz., zit ik enthousiast voor mijn computer te wachten tot die eerste opdracht binnenkomt. Ik wacht, en wacht, en wacht … Maar er komt niets! Oei, jammer. Tja, ik was dan toch beter met die opleiding gestart.

De derde dag word je wat nerveus. Je vraagt je af waarom er nog steeds geen opdracht binnenkomt. De paniek slaat wat toe en je durft nu nog minder andere grote engagement aan te gaan, uit schrik een potentiële opdracht te missen. Je voelt je emotioneel ook niet zo optimaal, dus no way dat je zin hebt in weet ik veel welke taak die je al maanden uitstelt. Gelukkig krijg ik hier wel de reflex om massaal potentiële klanten te mailen.

De vierde dag leg ik me er uiteindelijk bij neer dat ik in een rustige periode zit en begin ik met mijn waslijst aan taken die ik al weken uitstel.

Dan zijn we zondag en maak ik mijn planning op voor de volgende week. Voor deze week had ik niet veel gepland, want ik verwachte natuurlijke een drukke week! Het is anders uitgevallen dan verwacht en nu ben ik er dus van overtuigd dat de rustige periode nog wel enkele dagen zal duren. Ik plan opnieuw heel wat leuke projecten in en ben heel optimistisch: deze week studeer ik eindelijk Koreaans! Deze week begin ik eindelijk die cursus! Deze week contacteer ik eindelijk die klant!

Nu, je ziet het al aankomen: een rustige periode is vaak een teken van kalmte voor de storm. En natuurlijk: die maandag krijg ik opnieuw een gigantische opdracht binnen. Lap, mijn hele planning is weer om zeep!

Herken je dit?

Hoe ga je hier beter mee om?

Ik zou dit artikel natuurlijk niet schrijven als ik niet enkele tips had. Ik deel mijn tips graag op in twee categorieën omdat ik zelf voel dat beide groepen op een andere manier tegenover vertalen staan.

Je bent zeer tevreden met je inkomen als vertaler

Als je heel tevreden bent met je inkomen als vertaler, hoef je niet meer wanhopig op zoek te gaan naar nieuwe klanten en is plannen vooral een kwestie van prioriteiten stellen.

Denk eens bij jezelf: wat wil jij zeker elke week gedaan krijgen?

Als je bijvoorbeeld nooit nog in het weekend of ‘s avonds wil werken, aanvaard dan geen opdrachten meer met een strakke deadline. Wil je elke week een blog schrijven? Beslis dan nu voor jezelf dat je nooit nog vertaalt op woensdagochtend, bijvoorbeeld, zodat je elke week opnieuw zonder stress aan die blog kunt werken.

Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. We vergeten namelijk één belangrijke factor: dat kleine stemmetje in je hoofd dat voortdurend fluistert dat het altijd mis kan gaan.

Een andere tip die ik je dus wil meegeven: leer beseffen dat je een goed klantenportfolio hebt opgebouwd. Leer beseffen dat er altijd slechte periodes zullen zijn, maar ook altijd goede periodes. Je stelt het goed, je doet het goed. Nu is het tijd om regelmaat in je werk te creëren en naast vertalen ook tijd te maken voor JOUW prioriteiten.

Door regelmaat te creëren, maak je normaal ook meer tijd voor marketing en sales, zodat je op een bijna constant ritme nieuwe opdrachten vindt.

Geloof in jezelf.

Je moet nog hard werken om een stabiel inkomen te hebben

Als je nog maar net begint of als je inkomen als vertaler laag blijft, kun je het jezelf natuurlijk niet altijd permitteren om een opdracht te weigeren en een hele voormiddag vrij te houden voor marketing of je favoriete hobby.

Maar geen nood, ook dan zijn er een aantal dingen die je kunt doen.

• Als een klant je een deadline vraagt, ga er steeds van uit dat je niet meer dan 2000 woorden vertaalt. Als je al wat geroutineerder bent, vertaal je er natuurlijk meer, maar negeer dat even, om verschillende redenen:
  
  • Het kan nooit kwaad een opdracht vroeger te leveren.
    
  • Er komt altijd wel iets onverwachts tussen. Door 2000 woorden per dag te aanvaarden, zorg je ervoor dat je ook tijd hebt om in te spelen op onverwachte gebeurtenissen.
    
  • Je hebt nog wat tijd over voor kleine, dringende opdrachten die je de dag zelf ontvangt.

• Leer genieten van rustige periodes. Het is tijdelijk. Voor je het weet heb je weer een volle agenda. Ga meteen aan de slag met jouw to-dolijst! Of doe iets super ontspannends. Maar in elk geval: doe iets anders dan depressief naar je mailbox staren.

• Kun je wel wat motivatie gebruiken om in jouw to-dolijst te vliegen? Koppel altijd beloningen aan jouw doelen. Ik heb bijvoorbeeld als doel dat ik elke maand één nieuwe rechtstreekse klant wil. Als ik dan op het einde van het jaar effectief 12 nieuwe rechtstreekse klanten heb gevonden, mag ik op weekend naar Luxemburg, bijvoorbeeld. Wedden dat je al wat meer zin hebt om aan marketing te doen?

• Ben je nog altijd niet gemotiveerd? Zet je dan even neer en sluit je ogen. Stel je je ideale leven voor. Hoe ziet jouw leven eruit als je je droominkomen verdient? Voel het, zie het, hoor het. Denk aan waarom je dit allemaal doet.

• Hmm, nog altijd geen zin om aan je to-dolijst te beginnen, ook al heb je geen vertaalwerk? Dan ga je het best ergens anders werken. Ergens waar je omringd bent door mensen en je niet anders kunt dan werken, zoals een co-working of de lokale bibliotheek. Series kijken of videospelletjes spelen is nu geen optie meer!

• Aanvaard dat je in het begin van je carrière hard zult moeten werken. Ja, soms ook ‘s avonds en soms ook in het weekend. Tenzij je natuurlijk optimaal gebruik maakt van die rustige weken. Maar dat even terzijde, aanvaard dat als je wil groeien, je nu aan marketing moet doen, naar netwerkevenementen moet gaan en opleidingen moet volgen. En als je daar overdag geen tijd voor hebt omdat je wil vertalen, dan moet je ‘s avonds en in het weekend wat doorduwen. Dat is niet altijd fijn, maar denk eraan dat al je inspanningen op termijn zullen renderen. Je werkt aan een stabiel inkomen, zodat je volgend jaar of over twee jaar de vrijheid hebt om zelf je dagen in te delen.
  
  • Let wel op: maak ook nog steeds tijd voor persoonlijke zaken. Bij mij hebben mijn familie en vrienden altijd voorrang op mijn onderneming. Ik ga nooit een afspraak uitstellen of onderbreken omdat ik aan marketing moet doen. Daartegenover staat wel dat ik op rustige momenten zoveel mogelijk probeer te doen, zodat ik volop van mijn vrije tijd kan genieten.
    
  • Marketing hoeft trouwens niet veel tijd in beslag te nemen. Gewoon eens drie dagen per week een half uurtje is ook al voldoende.