Wanneer een klant voor het eerste bij je aanklopt, maak je hoogstwaarschijnlijk een offerte. Maar hoe maak je een offerte voor een vertaling? Wat staat erin en wat kun je doen om je slaagskansen te vergroten? En is dat altijd een saai document of kunnen we het ook opleuken? In dit artikel geef ik een aantal tips zodat jij je aanbod voortaan nóg beter kunt voorstellen.
Het eerste contact
Nog vóór je iets op papier zet, is het een goed idee om eens te polsen naar de verwachtingen van je klant. Zorg ervoor dat je minstens de volgende zaken weet:
- Hoeveel woorden moet je vertalen?
- Wat is de tekst?
- Wat is de deadline?
- Welke talen heeft de klant nodig?
Afhankelijk van de tekst, kun je ook extra vragen stellen. Zo vraag ik bij een websiteartikel altijd of de klant een gewone vertaling wil of een SEO-vertaling. En bij een brochure vraag ik of er een idml-bestand is. Een andere vraag die ik graag stel, is of de klant al eerder samengewerkt heeft met een vertaler en wat hij of zij (minder) fijn vond aan de samenwerking. Zo weet ik beter waar ik op moet letten.
Je kunt deze vragen per mail stellen of je kunt bellen of videochatten met de klant. Het voordeel van een telefoontje is dat de klant je al eens hoort en dat je meteen kunt reageren als er extra vragen zijn.
Hoe maak je een offerte?
Zodra je alle informatie hebt, kun je een voorstel doen. Hoe je dat voorstel doet, maakt niet zoveel uit. Je kunt je prijs in een mail doorsturen of je kunt een formeel bestand opmaken. Sommige vertalers sturen een boekje waarin ze naast de prijs ook hun werkwijze en portfolio delen en ik heb ook al gehoord van vertalers die hun aanbod met een video toelichten. Hieronder overlopen we de verschillende mogelijkheden.
Een mail
De meest eenvoudige manier om een prijsvoorstel te doen, is met een mail. Zeker als je een klant al een tijdje kent, is het makkelijker om per mail mee te delen hoeveel een tekst zal kosten. Je vermeldt uiteraard de prijs en als je wat meer in detail wilt gaan, kun je ook toelichten wat je zult doen. Zo beschrijf ik steevast mijn vertaalproces met bulletpoints en voeg ik onderaan ook een tweetal redenen toe waarom ik een goede keuze zou zijn.
Een formeel document
Zeker bij nieuwe klanten heb ik de neiging een document op te stellen dat erg gelijkt op mijn factuur. Maar in plaats van factuur schrijf ik bovenaan ‘prijsvoorstel’ (of ‘offerte’). Een voorbeeld:
Als je met een document werkt, let er zeker op dat je je offerte een nummer geeft en een datum. Beperk de geldigheid ook in de tijd. In mijn algemene voorwaarden staat er dat offertes een week geldig zijn. En ook op mijn document herhaal ik dat.
Bij elke formele offerte stuur ik ook een mail. In die mail vat ik de offerte nog eens kort samen en licht ik mijn vertaalproces toe. Ik geef ook twee argumenten waarom ik een goede vertaler ben.
Een boekje
Wanneer ik ‘boekje’ schrijf, heb ik het niet over een echt boek, maar over een pdf-document van een paar pagina’s lang. Dat document begint met je offerte, maar gaat daarna verder met een voorstelling van jou en je diensten. Heel wat vertalers voegen bijvoorbeeld een ‘over mij’-pagina toe of leggen op een visuele manier uit hoe ze te werk gaan. Uiteraard voegen ze enkele reviews van tevreden klanten toe en soms vind je ook een aantal voorbeeldvertalingen (portfolio).
Een boekje is persoonlijker, omdat de klant echt een beeld krijgt van wie jij bent. Het is ook een leuke manier om op te vallen, want nog niet veel vertalers maken hier gebruik van!
Zelf splits ik mijn offerte en portfolio op. Naar nieuwe klanten stuur ik twee aparte documenten: de offerte (met mijn algemene voorwaarden) en een welkomstboekje waarin ik uitleg wat ze mogen verwachten. Bij bestaande klanten stuur ik enkel mijn offerte met mijn algemene voorwaarden.
Een video
Maar weinig mensen weten wat een vertaling precies inhoudt. Het is dus altijd een goed idee om uit te leggen hoe je te werk gaat en wat er met een tekst zal gebeuren. En waarom niet met een video? Stuur naast je offerte ook een welkomstvideo op waarin je jezelf voorstelt en bondig uitlegt wat je gaat doen.
Ik zou in de video wel alleen je werkwijze toelichten, geen prijzen noemen. Dat kun je in de mail doen of in een apart bestand. Trouwens, het is altijd een goed idee om mondelinge afspraken schriftelijk te bevestigen. Zo heb je altijd bewijs.
Waar moet je op letten als je een offerte maakt?
In tegenstelling tot een factuur, is de vorm van een offerte niet bij wet vastgelegd. Je bent dus vrij om te doen wat je wil. Toch zijn er een aantal dingen die je leven véél makkelijker maken.
- Bevestig mondelinge afspraken altijd schriftelijk. Heb je een prijs per telefoon of tijdens een ontmoeting opgegeven? Stuur nog eens een mailtje om de prijs te bevestigen. Mocht er ooit discussie ontstaan, heb je bewijs.
- Begin nooit aan een opdracht vóór een klant uitdrukkelijk je prijs aanvaardt. Vraag altijd bevestiging, zodat je bewijs hebt mocht er ooit discussie ontstaan.
- Stuur je algemene voorwaarden mee met je offerte. Voeg je voorwaarden niet alleen bij je factuur, maar ook bij de offerte. Zo heb je meer slagkracht.
- Beperk de geldigheid van je offerte altijd in de tijd. Vermeld in je algemene voorwaarden – of nog beter: op je offerte zelf – dat je prijsvoorstel X dagen of weken geldig is. Na die periode heb je het recht een nieuwe prijs te vragen.
- Vermeld de prijs exclusief en inclusief btw. Als er een speciale btw-regeling is, mag je ook niet vergeten de juiste btw-regel toe te voegen. Bijvoorbeeld: voor een offerte voor een ander EU-land dan België moet je schrijven: “btw verlegd”.
- Volg op. Wees niet bang om een klant meerdere keren te contacteren als je niets meer hoort.
- Maak duidelijke afspraken over de deadline. Niet veel klanten zullen je offerte de dag zelf aanvaarden. Soms kan het wel een week duren. Let dus op met beloftes rond een deadline. Zeg bijvoorbeeld dat je X dagen nodig hebt vanaf de dag dat de offerte is aanvaard. Of geef al een deadline, maar zeg dat die deadline enkel geldt als de klant vóór [datum] aanvaardt.
Zijn er manieren om mijn slaagkansen te vergroten?
Tenzij je een geharde verkoper bent, lijkt het soms alsof je geen controle hebt op je offertes. De ene wordt aanvaard en de andere niet. En soms is het ook lukraak. Toch denk ik dat er een aantal manieren zijn om je slaagkansen te vergroten.
Hoe persoonlijker hoe beter
Persoonlijk merk ik dat een klant sneller akkoord gaat met een prijs als hij of zij je al eens gezien of gehoord heeft. Wees dus niet bang om te bellen met een klant of via Zoom de verwachtingen te overlopen.
Ook wat extra informatie bij een offerte kan helpen. Maak een welkomstboekje, vertel wat meer over jezelf, deel een foto en leg uit hoe je te werk gaat.
Geef alternatieven
Wie heeft er gezegd dat je maar één prijs op een offerte mag plaatsen? Er zijn heel wat vertalers die twee of drie voorstellen doen, zodat de klant zelf kan kiezen.
Het grote voordeel daarbij is dat de klant het gevoel heeft dat hij of zij in controle is. Ze worden niet voor een voldongen feit gezet: “het is dit tarief of een andere vertaler”. Nee, als de klant écht met jou wil samenwerken, kan hij of zij kiezen wat het beste bij zijn of haar mogelijkheden past.
Voorbeeld 1
Geef niet alleen een prijs op voor vertaling + revisie, maar werk met trappen.
⭐ Vertaling
[korte beschrijving] [prijs]
⭐⭐ Vertaling + revisie
[korte beschrijving] [prijs]
⭐⭐⭐ Vertaling + revisie + SEO (of in-contextreview of revisie van de brontekst of iets anders dat je aanbiedt)
[korte beschrijving] [prijs]
Elk trapje betekent meer geld, maar ook meer kwaliteit. Veel klanten waarderen deze keuze.
Voorbeeld 2
Sommige vertalers zetten niet in op verschillende diensten, maar spelen met de deadline.
⏰ Vertaling tegen overmorgen – [hoogste prijs]
⏰ Vertaling tegen een week later – [prijs in het midden]
⏰ Vertaling tegen twee weken later – [laagste prijs]
Dit is vooral handig als de klant zegt dat een vertaling “dringend” is. Wedden dat dringend plots niet meer zo dringend is?
Volg op
Tenzij een klant al op voorhand heeft besloten dat hij of zij met jou wilt samenwerken, is de kans klein dat je van de eerste keer raak zult hebben. Veel klanten vragen een offerte en verdwijnen dan stilletjes. Aarzel dus niet om op te volgen. Eén keer, twee keer, drie keer … zoveel keer tot je antwoord hebt. En dan hopen op een positief antwoord. De meeste vertalers volgen niet op, dus als jij dat wel doet, verhoog je sowieso jouw slaagkansen!
Wat als een klant een offerte wil, maar de tekst nog niet klaar is?
Je zult het vroeg of laat wel eens meemaken: een tekst is nog niet af, maar de klant wil toch al een prijs kennen. Of de tekst is al af, maar je kan hem toch nog niet inzien. Wat doe je dan?
Het enige wat je dan kunt doen, is duidelijke afspraken maken. Je kunt jezelf en je diensten al voorstellen en je kunt een richtlijn geven van je woordtarief. Maar benadruk dat dat tarief niet vastligt. Vaak is het trouwens beter om geen tarief te vermelden. Want was als een tekst compleet anders uitvalt dan gedacht? Of wat als er veel herhaling is? Dan panikeert de klant voor niets.
Maak in elk geval geen beloftes! Spreek ook nog geen deadline af. Wacht altijd tot de tekst klaar is en leg vriendelijk uit aan de klant waarom dat belangrijk is.
Conclusie
In dit artikel hebben we overlopen hoe je een offerte maakt voor een vertaling. We hebben verschillende vormen overlopen en ook gekeken naar manieren om je slaagkansen te vergroten. Onthoud vooral dat goede afspraken goede vrienden maken. Wees duidelijk en aarzel niet om eens met de klant te spreken. Hoe persoonlijker, hoe beter!
Maar vooral: doe wat jij het fijnste vindt. Ben jij een echte videofanaat of blijf je trouw aan een goede, ouwe e-mail? Jij kiest! Trouwens, dit artikel is zeker niet volledig. Er bestaan ongetwijfeld nog andere manieren om een klant binnen te halen.