Boekhouden voor vertalers die vrijgesteld zijn van btw

Als je net begint met ondernemen, krijg je bij de registratie van je zaak vaak de vraag of je vrijgesteld wilt zijn van btw of niet. Let wel op: je bent automatisch btw-plichtig. De vrijstelling is een bewuste aanvraag van jouw kant waarvoor je bepaalde formulieren moet invullen en doorsturen naar je lokale btw-kantoor.


Disclaimer

Dit artikel vervangt het advies van een erkende boekhouder niet. In dit artikel deel ik mijn ervaring toen ik net gestart ben als vertaler en ik vrijgesteld was van btw. Hoewel ik alle informatie controleer, kunnen er fouten instaan of kan de tekst gedateerd zijn. Gebruik deze tekst dus enkel als inspiratiebron en vraag steeds advies aan je boekhouder als je zelf een vrijstelling wilt aanvragen.


Vrijstelling van btw

Een vrijstelling kan je aanvragen als je op jaarbasis niet meer dan € 25.000 omzet verwacht. Nu, het is natuurlijk niet erg als je het bedrag overschrijdt. Je wordt dan gewoon btw-plichtig vanaf de factuur waarop je de grens van € 25.000 overschrijdt. Als je even tussen de regels leest, komt het er zo op neer dat iedereen voor de eerste schijf van € 25.000 een vrijstelling kan aanvragen, maar dat is natuurlijk niet de bedoeling. Deze vrijstelling is vooral interessant als je:

  • Nooit denkt meer dan € 25.000 omzet te boeken, bijvoorbeeld omdat je vertaalt in bijberoep; of
  • Het eerste jaar niet meer dan € 25.000 denkt te verdienen of het bedrag maar beperkt zal overschrijden; of
  • Je absoluut geen ervaring hebt met boekhouden en ook geen budget hebt voor een boekhouder;
  • Je absoluut geen zicht hebt op jr inkomsten het eerste jaar en je liever eerst wat afwacht hoe alles verloopt.

Ik denk trouwens niet dat het lokale btw-kantoor je aanvraag zal goedkeuren als ze vermoeden dat je een miljoenenidee in handen hebt 😉

Maar wat betekent het nu precies om vrijgesteld te zijn van btw op boekhoudkundige basis? En wat merken je klanten en leveranciers daarvan? In wat volgt deel ik graag mijn eigen ervaring.

De nadelen

Je mag geen btw aftrekken

Als je vrijgesteld bent van btw, reken je zelf geen btw aan, maar mag je er ook geen aftrekken. Dat is erg jammer voor vertalers die al van meet af aan willen investeren in software, opleidingen, evenementen, marketingmateriaal, enz. Even de btw van je splinternieuwe computer aftrekken? Je zal nog even moeten wachten …

Wel mag je alle btw als kost inbrengen en dus aftrekken van de belastingen.

Je moet zelf opdraaien voor jouw leverancierskosten

Dit heeft me lange tijd laten twijfelen of ik de btw-vrijstelling wel wilde aanvragen of toch liever achterwege liet. Het is namelijk zo dat ik geen vertalingen kan uitbesteden zonder zelf met een financiële kater achter te blijven

Beeld je in dat je vandaag een mail ontvangt met de vraag of je een website naar het Nederlands, Engels en Duits wil vertalen. Natuurlijk wil je dat! Jij neemt het Nederlands op je en zoekt nog enkele collega’s voor het Engels en Duits. Alles gaat goed, je levert de vertaling af en jouw collega’s sturen hun factuur door. Alleen zijn zij niet vrijgesteld van btw. Wat gebeurt er dan?

Een normale ondernemer kan die 21 % gewoon aan de klant doorrekenen. De klant ontvangt namelijk een factuur met de projectprijs + 21 % btw. Geen zorgen dus, je beschikt over voldoende geld om de btw van je collega’s te betalen.

Een ondernemer die vrijgesteld is, kan echter geen btw aanrekenen aan de klant en moet er dus helemaal zelf voor instaan. Heb jij de klant 1000 woorden tegen € 0,16/woord beloofd, waarvan € 0,10/woord voor vertaling, € 0,04/woord voor revisie en € 0,02/woord als marge? Dan krijg jij van de klant € 160, maar moet jij jouw Franse vertaler € 100 + € 21 btw en jouw revisor € 40 + € 8,4 btw. In het totaal heb jij € 169,40 kosten, terwijl je maar € 160 verdiend hebt! Dat is € 9,40 verlies …

Is dit een onoverkomelijk probleem? Niet echt. Je zorgt gewoon voor een voldoende grote marge. In plaats van bijvoorbeeld € 0,16/woord kan je € 0,18/woord vragen (of meer). Zo boek je geen verlies en heb je nog steeds een tevreden klant (en tevreden collega’s). Je hoeft ook geen vertalingen uit te besteden. Er zijn voldoende andere oplossingen. Zo kun je de klant bijvoorbeeld rechtstreeks doorverwijzen naar je collega-vertaler in ruil voor een ‘referral’-premie.

Is het jammer? Ja, want je houdt er zelf niet veel geld aan over (ondanks alle moeite die je in het project steekt) én je hebt natuurlijk een concurrentienadeel. Nu ja, een concurrentienadeel: geloof me als ik zeg dat je liever in zee gaat met klanten die behoorlijk betalen. Als ze klagen over € 0,15/woord of minder als projectprijs, denk je toch beter twee keer na.

De voordelen

Wie vrijstelling van btw zegt, zegt natuurlijk ook vrijstelling van heel wat papierwerk en vooral btw-aangiften! Hoera, je spaart uren tijd uit en vooral: je weet misschien net voldoende van boekhouding om geen boekhouder nodig te hebben. Je spaart ook al een pak geld uit.

Een vereenvoudigde boekhouding

Als je vrijgesteld bent, heb je maar een beperkt aantal administratieve verplichtingen.

  • Je moet facturen opstellen, waarop je natuurlijk geen btw in rekening brengt.
    • Als je vrijgesteld bent van btw, moet je de volgende regel opnemen in je factuur: “vrijgesteld van btw op grond van artikel …” Het artikel waarvan er onder andere in mijn geval sprake is, is art. 56bis W. B.T.W. (vrijstelling kleine onderneming).
  • Je moet vóór 31 maart van ieder jaar een klantenlisting indienen. Daarbij som je al jouw klanten op met hun btw-nummer en de totale omzet die je voor die klanten hebt gerealiseerd het voorbije boekjaar. Maar ook die listing is beperkt: je hoeft enkel klanten aan te geven (1) met een Belgisch btw-nummer (2) bij wie je een jaaromzet van meer dan € 250 hebt gerealiseerd. Verdiende je minder bij een bepaalde klant, dan hoef je die klant niet aan te geven. De listing vul je in via de overheidsapplicatie Intervat.
  • Je moet ontvangen facturen bijhouden.
  • Je moet één soort boekhouding bijhouden, namelijk een dagboek van ontvangsten (‘een verkoopdagboek’). Daarin noteer je per factuur hoeveel je voor welke klant hebt aangerekend. Bij mij ziet dat er zo uit:
Knipsel

Met jouw vrijstelling hoef je natuurlijk enkel het vakje ‘vrij’ in te vullen bij ‘prijs excl. btw’. Het vakje btw mag je negeren en bij inning noteer je wanneer de factuur betaald werd en op welke manier (overschrijving, cash, …)

  • Intracommunautaire handelingen aangeven (‘IC-opgave’): als je klanten in het buitenland hebt, moet je elk kwartaal je inkomen bij die klanten aangeven. Je geeft, net zoals bij de klantenlisting, opnieuw het btw-nummer van de klant op en het totaal van alle facturen voor het vorige kwartaal. De deadline valt steeds op de 20ste dag na het einde van het kwartaal, dus op 20 april voor het eerste kwartaal, op 20 juni voor het tweede kwartaal, enz. In de zomermaanden mag je de opgave ook iets later indienen. De precieze data vind je op de website van de FOD Financiën. Ook de IC-opgave verloopt via Intervat.
  • De bijzondere btw-aangifte indienen, ook op hetzelfde moment als de IC-opgave en via Intervat. Deze bijzondere btw-aangifte is van toepassing voor elke factuur die jij ontvangt en waarop de btw verlegd is. Dat is telkens het geval als je met een buitenlandse leverancier samenwerkt binnen de EU (een Nederlander, een Fransman, een Griek, enz.). Twee voorbeelden:
    • Je koopt software aan bij een Nederlands bedrijf, bijvoorbeeld Dragon Naturally Speaking. Je ontvangt in dat geval een factuur van een ander EU-land dan België en dus staat er geen btw op. Dat bekent echter niet dat je die niet moet betalen. Die btw is gewoon ‘verlegd’ (i.e. de verantwoordelijkheid wordt doorgeschoven naar de ontvanger van de factuur). Elk kwartaal geef je al je buitenlandse aankopen aan via de bijzondere btw-aangifte. Je vermeldt opnieuw het btw-nummer, het totaalbedrag en je berekent zelf 21 % btw. Vervolgens schrijf je dat bedrag over naar de rekening van de overheid.
    • Je hebt samengewerkt met een collega uit Duitsland en ontvangt zijn/haar factuur. Ook daar staat er geen btw op en is het aan jou om alles opnieuw via de bijzondere btw-aangifte zelf te berekenen.

Dat lijkt veel, maar in vergelijking met een btw-boekhouding is dit peanuts. En vooral iets wat je makkelijk zelf kunt doen, nadat je je natuurlijk voldoende geïnformeerd hebt bij een boekhouder. Intravat is als tool namelijk niet erg toegankelijk voor mensen die er nog nooit mee gewerkt hebben, vind ik persoonlijk.

Hier wil ik trouwens graag even vermelden dat deze blog geen pleidooi is tegen boekhouders. Het is altijd aangeraden een goede boekhouder te hebben die je met raad en daad bijstaat. Dat betekent echter niet dat je hem niet kunt helpen door zelf zoveel mogelijk facturen te registeren en je IC-opgave te doen. Het zijn routineuze taken die je snel onder de knie krijgt. Een leuke bonus is natuurlijk dat je zo tegelijk een pak geld uitspaart, wat vooral in jouw eerste jaar handig is.

Wat is het verschil met een btw-boekhouding?

Zodra je btw-plichtig wordt, moet je een volledige boekhouding bijhouden. Naast een verkoopdagboek, moet je nu ook alle aankopen bijhouden. Elk boek moet aan strikte regels voldoen, waardoor je op een zekere manier gedwongen bent met gespecialiseerde tools te werken, vaak via een boekhouder.

Daarnaast moet je elk kwartaal ook nog eens alle aangerekende en afgetrokken btw aangeven en het verschil overschrijven aan de overheid. Op zo’n moment wordt een boekhouder een pak nuttiger en bespaart hij jou heel veel tijd (en geld)!

Maar ook hier geef ik graag een extra tip: hou nu al voor jezelf een aankoopdagboek bij. Dat is een overzicht van alle uitgaven en investeringen die je maakt. Denk aan software, opleidingen, internetfacturen, gsm-facturen, reisvergoedingen, enz. Ook al ben je niet btw-plichtig, mag je deze kosten nog steeds aftrekken van jouw belastingen! Je wordt namelijk enkel belast op jouw winst, dus alle omzet min alle kosten. Aangezien dit geen wettelijke vereist is, mag je hiervoor een heel eenvoudig Excel-bestandje opstellen waarin je simpelweg de leverancier, het btw-nummer, het factuurbedrag excl. btw en de btw bijhoudt.

De gevolgen voor je klanten en leveranciers

Je klanten en leveranciers merken hier eigenlijk bitter weinig van. Het is zelfs heel eenvoudig voor hen: zij ontvangen een factuur van jou, zonder btw, en hoeven verder geen stappen te ondernemen. Lekker makkelijk voor een buitenlandse klant, die geen bijzondere btw-aangifte moet doen of een particulier, die geen 21 % btw moet ophoesten.

Zoals eerder vermeld, is het wel steeds belangrijk om op je factuur te vermelden dat je vrijgesteld bent van btw!

Hoe vraag je een vrijstelling voor btw aan?

Als je alle voor- en nadelen goed kent en je verwacht minder dan € 25.000 te verdienen op jaarbasis, kun je contact opnemen met het btw-kantoor van je regio. Op de website van de FOD Financiën wordt je uitgelegd hoe je jouw btw-kantoor kunt vinden.

Zodra je met je activiteit start moet je een zogenaamde btw-identificatie aanvragen bij je btw-kantoor. Zij geven je een formulier 604A en hierop duid je aan dat je voor de vrijstellingsregeling kiest

Btw-plichtig worden

Besluit je na enkele maanden dat je toch liever btw-plichtig bent? Neem contact op met jouw lokale btw-kantoor en zij helpen je met de nodige procedures. Je zult opnieuw een formulier moeten invullen waarop je je voorkeur voor het btw-plichtige regime aangeeft. Let er wel op dat het gemiddeld 2 maanden duurt alvorens je aanvraag verwerkt wordt! Je bent dus nog niet meteen btw-plichtig!

Overschrijd je in minder dan een jaar toch die € 25.000? Geen zorgen. Vanaf de factuur waarop je het bedrag overschrijdt, reken je btw aan. Op hetzelfde moment neem je ook contact op met jouw lokale btw-kantoor, dat je statuut meteen zal aanpassen. Hier geldt er dus geen wachttijd van 2 maanden.

Het is ook goed mogelijk dat je die grens helemaal op het einde van het jaar overschrijdt. Dat was voor mij het geval. Betekent dat dat ik in december nog snel snel een aanvraag naar het lokale btw-kantoor heb moeten sturen? Niet per se. Je mag je facturen tot 15 dagen einde van de maand doorsturen, of toch ten minste de facturen voor klanten in hetzelfde land. Buitenlandse klanten moeten einde van de maand je factuur ontvangen.

Wie op het einde van het jaar de grens denkt te overschrijden, kan dus beslissen om pas in januari te factureren. Zo ben je zeker dat je het boekjaar zonder enige btw-plicht afsluit (en je dus ook niet snel snel een dubbele boekhouding moet opstellen, nl. verkoop- en aankoopdagboek ).

2 gedachten over “Boekhouden voor vertalers die vrijgesteld zijn van btw

  1. Geerts marise - 10/12/2020

    Hallo, een vraag aan jou. Als ik je verhaal lees moet je dus voor een kleine onderneming met vrijstelling btw enkel je facturen bijhouden en niet inschrijven in een aankoop en verkoopfacturen boek? En geen kasboek en bankboek bijhouden enkel een dagontvangstenboek, heb ik dat juist begrepen?
    Hopelijk kan je mijn vraag beantwoorden, groetjes marise

    1. Lisa Artois - 11/12/2020

      Dag Marise, je bespreekt dit het beste even met een boekhouder, die kan je alles haarfijn uitleggen. Ook op deze pagina vind je meer informatie: https://www.acerta.be/nl/starters/startersvragen/btw-en-co/wanneer-ben-ik-vrijgesteld-van-btw Je moet dus wel degelijk een verkoopdagboek bijhouden en het is ook altijd aangeraden om een aankoopdagboek bij te houden, al is het maar omdat je zo een beter zicht hebt op wat je ontvangt en uitgeeft. Vergeet daarnaast ook niet dat je een keer per jaar een klantenlisting moet doen en elke kwartaal een IC-opgave moet invullen. Ik ben echter geen boekhouder, dus trek alles wat ik zeg na bij een boekhouder. In mijn blogs geef ik tips voor startende vertalers en vertel ik hoe ik het heb aangepakt. Dit artikel is dus uitsluitend bedoeld als een manier om vertalers te tonen dat er verschillende manieren van boekhouden bestaan.

Reacties zijn gesloten.

Scroll naar boven