Boekhouden voor vertalers die vrijgesteld zijn van btw

Als je naar het ondernemersloket trekt om je onderneming te registreren, krijg je vaak de vraag of je vrijgesteld wil zijn van btw of niet. Maar wat betekent dat en welke gevolgen heeft dat voor je onderneming? In dit artikel leg ik je mijn persoonlijke ervaring met een btw-vrijstelling uit.

Disclaimer: ik ben geen expert. Informeer je steeds grondig vóór je iets doet. Ik raadpleeg veel bronnen voor mijn artikels, maar kan niet garanderen dat ze volledig of juist zijn. Dit artikel werd het laatst geüpdatet in 2024 en vat de regels in België samen of is een reflectie van mijn ervaring/mening. Doe altijd je eigen onderzoek. Lees mijn wettelijke vermeldingen voor meer informatie.

Wat is btw?

Btw of ‘belasting over de toegevoegde waarde’ is een belasting op goederen en diensten. Je ziet ze op werkelijk alle rekeningen en facturen verschijnen: in de supermarkt, in je favoriete webshop en alles daartussen.

In België ben je als onderneming niet verplicht om in het btw-systeem te stappen. Enfin, het is te zeggen: als je niets doet, word je automatisch geregistreerd als “btw-plichtig”. In dat geval moet je verplicht btw op je facturen zetten en moet je één keer per kwartaal een btw-aangifte indienen. Langs de andere kant kun je de btw die je betaalt ook terugvragen (en dat is goed voor de portemonnee).

Wil je een vrijstelling aanvragen, dan moet je dat uitdrukkelijk aangeven aan het ondernemersloket (of je boekhouder) en moet je een formulier invullen. Als je vrijgesteld bent van btw hoef je geef btw aan je facturen toe te voegen en hoef je ook geen btw-aangifte in te dienen. Dat bespaart je heel wat tijd. Het nadeel is dat als je aankopen doet, je de btw daarop niet kunt terugvragen.

De gevolgen van een btw-vrijstelling op je boekhouding

Laten we de voor- en nadelen eens meer in detail bekijken. Ik bespreek ook hoe je boekhouding eruitziet en wat het verschil is met een btw-boekhouding.

De nadelen van een btw-vrijstelling

• Je mag geen btw aftrekken. Als je dingen aankoopt, zoals software, boeken of cursussen, ziet de overheid jou als particulier. Je betaalt steeds het bedrag inclusief btw en je mag de btw achteraf niet terugvragen. Dat is geen probleem als je niet veel kosten hebt, maar als je grote investeringen gepland hebt, is dit misschien niet zo voordelig. Goed om te weten: je mag facturen inclusief btw inbrengen als kost. Je kunt de btw weliswaar niet terugvorderen, maar je geniet wel nog steeds van een belastingsvoordeel.
• Uitbesteden is moeilijk of zelfs onmogelijk. Als het druk is of als we werken met talen die we niet beheersen, is het fijn om samen te werken met een collega. Maar let op: als de collega btw-plichtig is, zal er btw op de factuur staan. En die moet jij betalen, van jouw marge. Als je marge heel klein is, kan het zelfs zijn dat je in het rood gaat.

Een voorbeeld: je hebt een klant 1000 woorden tegen € 0,16/woord beloofd. De vertaler vraagt € 0,10/woord en de revisor € 0,04/woord. Jouw marge is € 0,02/woord. Of toch in theorie. In de praktijk krijg jij van de klant € 160, maar moet jij jouw vertaler € 100 + € 21 btw betalen. De revisor betaal je € 40 + € 8,4 btw. In het totaal heb je € 169,40 kosten, terwijl je maar € 160 verdiend hebt! Dat is € 9,40 verlies …

Nu, dit hoeft geen probleem te zijn. Je kunt je marge verhogen of je tarieven aanpassen. Of gewoon niet uitbesteden! Of enkel uitbesteden aan vertalers die net als jij vrijgesteld zijn van btw. Maar ik vermeld het graag, want bij veel vertalers komt dit als een verrassing.

De voordelen van een btw-vrijstelling

Het grote voordeel is dat je boekhouding een pak eenvoudiger wordt: je hoeft niet meer elk kwartaal een btw-aangifte in te dienen. En dat heeft als leuk gevolg dat ook je boekhouder goedkoper wordt. In sommige gevallen wordt je boekhouding zelfs zo eenvoudig, dat je ze zelf kunt doen – mits wat kennis van zaken.

Zo ziet een vereenvoudigde boekhouding eruit

Als je vrijgesteld bent, heb je maar een beperkt aantal administratieve verplichtingen.

• Je stelt facturen op. Als btw-percentage vermeld je 0 % en als bedrag € 0,00. Je noteert ook ergens (maakt niet uit waar) de zin: vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 56bis van W.BTW. Vermeld nergens je btw-nummer! Je krijgt er een wanneer je je registreert, gewoon pro forma, maar dat mag je dus niet gebruiken.
• Je dient vóór 31 maart van ieder jaar een klantenlisting in. Dat is een overzicht van alle klanten met een Belgisch btw-nummer aan wie je meer dan € 250 in het hele jaar hebt gefactureerd. Dat gaat heel snel en gebeurt via Intervat.
• Je houdt een overzicht bij, bijvoorbeeld in Excel, van alle facturen die je hebt verstuurd en die je hebt ontvangen.
• Je vult elk kwartaal een Opgave van intracommunautaire handelingen (’IC-opgave’) in. Dat is een overzicht van al je buitenlandse klanten. Je vult hun btw-nummer in en het bedrag dat je het voorbije kwartaal aan hen gefactureerd hebt. Ook dit verloopt via Intervat. De deadline valt steeds op de 20ste dag na het einde van het kwartaal: 20 april, 20 juli, 20 oktober, 20 januari.
• Je dient een bijzondere btw-aangifte in als je een aankoop hebt gedaan in een ander EU-land en er op de factuur geen btw staat. Wie vrijgesteld is van btw, moet op alle aankopen in de Europese Unie btw betalen. Alleen zul je merken dat er op buitenlandse facturen niet altijd btw staat. Is dat het geval? Dan moet je dat voor de 20ste dag na het einde van het kwartaal laten weten. De overheid stuurt je dan een factuur, zodat je de verschuldigde btw alsnog kunt betalen.

Tip: bij veel bedrijven heb je de optie om een factuur als particulier aan te vragen (met btw) of een factuur als onderneming (zonder btw). Kies, wanneer mogelijk, altijd voor de eerste optie. Zo staat er btw op de factuur en hoef je geen bijzondere aangifte te doen.

Als je een boekhouder hebt, regelt je boekhouder alles voor jou.

Wat is het verschil met een btw-boekhouding?

Als je btw-plichtig bent, moet je bovenop de verplichtingen hierboven ook één keer per kwartaal een btw-aangifte indienen.

In de btw-aangifte geef je aan hoeveel btw je gefactureerd hebt en hoeveel btw je betaald hebt. Vervolgens wordt het verschil berekend en krijg je de eindfactuur:

• Heb je meer betaald dan gefactureerd? Dan krijg je het verschil terug van de overheid. Je moet in dat geval wel een uitdrukkelijke aanvraag indienen. De overheid zal je nooit spontaan geld terugbetalen.
• Heb je meer gefactureerd dan betaald? Dan moet je het verschil overschrijven naar de overheid.

De deadline voor de aangifte is, net zoals de IC-opgave, de 20ste dag na het einde van het kwartaal.

Goed om te weten: als je btw-plichtig bent, vervangt de btw-aangifte de bijzondere btw-aangifte. Die hoef je dus niet meer apart in te dienen.

Wat merken klanten van een btw-vrijstelling?

Bitter weinig, eigenlijk. Het is zelfs heel eenvoudig voor hen: zij ontvangen een factuur van jou, zonder btw, en hoeven verder geen stappen te ondernemen. Lekker makkelijk voor een buitenlandse klant, die geen bijzondere btw-aangifte hoeft te doen.

Ben je beëdigd vertaler en werk je met particulieren? Dan heb je zelfs een concurrentievoordeel, want particulieren hoeven geen 21 % btw te betalen.

Wie kan een btw-vrijstelling aanvragen?

Er is eigenlijk maar één voorwaarde: als je denkt dat je het komende jaar niet meer dan € 25.000 omzet, exclusief btw zult verdienen, kun je een vrijstelling van btw aanvragen.

Of een vrijstelling in dat geval ook interessant is, is een andere vraag. Persoonlijk vind ik het vooral waardevol als je:

• denkt dat je niet meer dan € 25.000 omzet zult boeken in het komende jaar;
• je boekhouding eenvoudig wilt houden (of misschien zelf wilt doen);
• niet te veel investeringen gepland hebt;
• niet of niet vaak zult uitbesteden.

Hoe vraag je een btw-vrijstelling aan?

De meeste ondernemers dienen de aanvraag in op het moment dat ze hun onderneming registreren bij het ondernemingsloket. Ook je boekhouder kan de aanvraag voor jou indienen. In theorie kun je het ook zelf doen, maar dan heb je al wat kennis van zaken nodig. Hier lees je daar meer over: Hoe vraag ik de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen aan.

Het is goed om te weten dat je op elk moment in je carrière de mogelijkheid hebt om een vrijstelling aan te vragen. Ben je al een tijdje aan het ondernemen en wil je het bijvoorbeeld rustiger aandoen? Geen probleem! Je neemt gewoon contact op met je boekhouder of het ondernemersloket en zij brengen alles in orde (of je regelt het zelf).

Btw-plichtig worden

Net zoals je op elk moment kunt beslissen om een vrijstelling aan te vragen, kun je op elk moment beslissen om btw-plichtig te worden. Je neemt contact op met je boekhouder of het ondernemersloket en zij zullen je vragen om een nieuw formulier in te vullen. Als je kennis van zaken hebt, kun je de aanvraag ook zelf regelen.

Opgelet: bij mij heeft het ongeveer 2 maanden geduurd alvorens mijn aanvraag verwerkt was. Je bent dus niet meteen btw-plichtig!

Overschrijd je in minder dan een jaar de kaap van € 25.000? Geen zorgen. Vanaf de factuur waarop je het bedrag overschrijdt, reken je btw aan. Op hetzelfde moment neem je contact op met je boekhouder of het ondernemersloket en zij zullen je statuut meteen aanpassen. Hier geldt er geen wachttijd.

Het is ook goed mogelijk dat je die grens helemaal op het einde van het jaar overschrijdt. Wat doe je dan? Boekhoudkundig zou het jammer zijn als je voor één maand of één kwartaal nog btw moet aanrekenen.

Ik zou zeggen: kijk eens naar je facturen. Voor klanten in hetzelfde land heb je tot de 15de van de volgende maand om je facturen te versturen. Je mag een vertaling uit december dus gerust in het volgende jaar factureren. Zo hoef je in december geen btw-boekhouding meer te starten.

Heb je klanten in het buitenland? Dan moet je de factuur wel aan het einde van de maand versturen. Je kunt ook bewust ervoor kiezen om de laatste maand niet meer te vertalen.

Of – het is eigenlijk geen ramp – je kunt gewoon btw aanrekenen en een btw-aangifte indienen voor je laatste kwartaal.